Kennen Sie schon Nintex Promapp?

Was ist Nintex Promapp eigentlich?

Nintex Promapp ist eine cloudbasierte Business Process Management Software, welche 2018 von Nintex akquiriert wurde. Außerdem ist es ein eigenständiges System, welches losgelöst von anderen wie SharePoint funktioniert. Dennoch besteht eine Integration zwischen diesen. Dazu aber später mehr.

Nintex stellt somit ein Prozess-Tool zur Verfügung, das es so übersichtlich und einfach wie nie macht, an Prozessen zu arbeiten. Promapp macht es Ihnen einfach verschiedenste Funktionen schnell zu nutzen:

• Prozesse zu dokumentieren und zu erstellen
• Immer den Überblick zu behalten, auch bei riesigen Prozessen
• Prozessvarianten im Zaum halten
• Gemeinsam an Prozessen zu arbeiten
• Mitarbeiter sehen Ihre Prozesse und welche für sie relevante sich geändert haben
• neue Mitarbeiter bekommen gezeigt, was sie wissen müssen (Onboarding)

Der Fokus soll jedoch nicht nur auf der Abbildung von Prozessen liegen, sondern auf der Zusammenarbeit.

Überblick der Funktionen

Personalisierte Ansichten

Durch personalisierte Ansichten kann jeder Anwender die Plattform nach seinen individuellen Bedürfnissen gestalten.​ So sind alle für ihn relevanten Prozesse übersichtlich und zentral an einem Ort gebündelt. Je nach Rolle des Anwenders kann dieser Prozesse erstellen, ändern, genehmigen oder Feedback geben.

Abbildung 1 Personalisierte Ansicht

Prozessgruppen

Prozessgruppen sind die Kernfunktion der Applikation. Prozesse werden in sogenannte Gruppen zusammengefasst und visuell dargestellt werden. Diese Gruppen können wiederum kleinteiliger in Subgruppen aufgeteilt werden und schließlich auf der Prozessebene betrachtet werden. Dies sorgt insgesamt für eine bessere Visualisierung der Prozesse. Zusätzlich stellt es eine Alternative zur Ablösung von Microsoft Visio Darstellungen dar.

Abbildung 2 Beispiel Prozesslandkarte in Promapp

Abbildung 3 Beispiel Subprozess im Chain Management

Die Besonderheit an den Prozessen ist, dass Sie Eingabe- und Ausgabeparameter, Prozesseigner, Prozessexperten, Stakeholder sowie auch Abhängigkeiten zu bestehenden oder anderen Prozessen definieren können.

Abbildung 4 Prozessvisualisierung anhand des Beispiels Receive Stock

Abbildung 5 Detailansicht eines Beispielprozesses Receive Stock

In der Zusammenfassung eines Prozesses können Sie die einzelnen Schritte betrachten und falls es erforderlich ist, können sie auch Bedingungen bei Abweichungen des Prozesses festlegen. Hier besteht zudem die Option auch korrespondierende Dokumente oder Formulare anzuhängen.

SharePoint Integration

Eine mögliche Prozesseinbettung durch Promapp kann durch mehrere Optionen entstehen. Dies kann via Microsoft SharePoint- und Intranetseiten, CRM, ERP-Transaktionsmenüs, oder auch Apps erfolgen. Dieser Mehrwert ist ohne erforderliche Anpassungen der Webparts in Sharepoint verfügbar.

Durch die One-Click-Freigabe integrieren Sie in wenigen Minuten die Promapp-Links. Dieser sogenannte „Minimode“ erlaubt die direkte Darstellung der Prozesse in Microsoft SharePoint.

Zur Darstellung auf einer Modern SharePoint Sites wird das Webpart „Einbetten“ benötigt und folgendes muss in den Einbettungscode:

<iframe width=”562″ height=”394″ src=”mininmode link here” tabindex=”0″ allowfullscreen=””></iframe>

Abbildung 6 Webpart “Einbetten” in SharePoint

Abbildung 7 Promapp Integration

Für einen kleinen direkten Einblick schauen Sie doch gerne mal in folgendes Video https://youtu.be/WIl3ON6EiYs rein, welches die Kollegen zur Verfügung gestellt haben. Hier werden Ihnen die Basisfunktion von Nintex Promapp in nur 5 Minuten erklärt!

Riskikomanagement

Nintex Promapp bietet zusätzlich die Funktion eines Risikomanagements an. Risikokennzahlen stellen einen wesentlichen Teil einer Prozessbeschreibung dar. Dies wird verwendet, um die in der Prozessbeschreibung erkannten Risiken sichtbar zu machen, zu konsolidieren und entsprechende Maßnahmen ableiten zu können. Promapp erlaubt es Risiken zu definieren, den jeweiligen Prozessen zuzuordnen und anschließend das Risiko einzustufen. Die Risikomatrix dient dabei, um diese zu visualisieren. Für jedes Risiko können außerdem Maßnahmen festgelegt werden und entsprechende Verantwortlichkeiten können zu dieser Maßnahme eingeteilt werden.

Das Ganze bietet somit eine übersichtliche Darstellung der Risiken und gibt einen schnellen Überblick über die Prävention und das Vorgehen bei einem möglichen Eintreffen der Risiken.

Abbildung 8 Riskomanagement

Improvement Modul

Eine weitere Applikation stellt das Improvement Modul dar. Hier kommt es zur Meldung, Zuweisung, Verfolgung und Behebung von Vorfällen (Incidents). Ermöglicht wird hier eine unternehmensweite Übersicht aller Vorfälle je nach Relevanz und Bearbeitungsstatus. Ein Vorfall stellt dabei eine Nonkonformitäten aus den Bereichen Sicherheit oder Projektmanagement, Kundenbeschwerden dar.

Abbildung 9 Incident Summary

Mögliche Anwendungsfälle

Mögliche Anwendungsfälle können dabei das Qualitätsmanagement, Wissensmanagement, Prozessmanagement,  Onboarding neuer Mitarbeiter und/oder eine strukturierte Einarbeitung in bestimmte Themen oder das Kundenbeziehungsmanagement sein, um Ihnen nur grob erste Ideen für eine Umsetzung mit Nintex Promapp zu liefern.

Fallen Ihnen vielleicht noch weitere Ideen ein? Melden Sie sich gerne bei mir oder schreiben Sie uns an sales@hansevision.de!