--- title: "SharePoint Admin Agent: In 7 Schritten zu einer KI-fähigen SharePoint-Umgebung" description: Wie sicher ist Ihre SharePoint-Umgebung für den Einsatz von Copilot? Erfahren Sie, wie der SharePoint Admin Agent Risiken aufdeckt und Ihre Governance verbessert. image: https://blog.hansevision.com/hubfs/Mehr%20Transparenz%2c%20weniger%20Risiken%20(1).png --- [![HanseVision\_x\_Bechtle\_Group\_RGB\_Black](https://blog.hansevision.com/hs-fs/hubfs/HanseVision_x_Bechtle_Group_RGB_Black.png?width=225&height=45&name=HanseVision_x_Bechtle_Group_RGB_Black.png)](https://www.hansevision.com/) [Blog](https://blog.hansevision.com) Lösungen [Readiness](https://www.hansevision.com/readiness.html)[Wissensmanagement](https://www.hansevision.com/wissensmanagement.html)[Prozessautomatisierung](https://www.hansevision.com/prozessautomatisierung.html) Leistungen [Individuelle Lösungen](https://www.hansevision.com/individuelle-loesungen.html)[Adoption and Change Management](https://www.hansevision.com/adoption-changemanagement.html)[Support](https://www.hansevision.com/premiumsupport.html) [Über uns](https://www.hansevision.com/hansevision.html) [Termine](https://www.hansevision.com/termine.html)[Kundenprojekte](https://www.hansevision.com/referenzen.html)[Unsere Partner](https://www.hansevision.com/partner.html)[HanseVision Update](https://get.hansevision.com/de/newsletter) Karriere [HanseVision als Arbeitgeber](https://hansevision.career.softgarden.de/)[Jobs](https://hansevision.softgarden.io/de/vacancies) [Kontakt](https://www.hansevision.com/kontakt.html) [![HanseVision\_x\_Bechtle\_Group\_RGB\_Black](https://blog.hansevision.com/hs-fs/hubfs/HanseVision_x_Bechtle_Group_RGB_Black.png?width=163&height=32&name=HanseVision_x_Bechtle_Group_RGB_Black.png)](https://www.hansevision.com/) [Blog](https://blog.hansevision.com) Lösungen [Readiness](https://www.hansevision.com/readiness.html)[Wissensmanagement](https://www.hansevision.com/wissensmanagement.html)[Prozessautomatisierung](https://www.hansevision.com/prozessautomatisierung.html) Leistungen [Individuelle Lösungen](https://www.hansevision.com/individuelle-loesungen.html)[Adoption and Change Management](https://www.hansevision.com/adoption-changemanagement.html)[Support](https://www.hansevision.com/premiumsupport.html) [Über uns](https://www.hansevision.com/hansevision.html) [Termine](https://www.hansevision.com/termine.html)[Kundenprojekte](https://www.hansevision.com/referenzen.html)[Unsere Partner](https://www.hansevision.com/partner.html)[HanseVision Update](https://get.hansevision.com/de/newsletter) Karriere [HanseVision als Arbeitgeber](https://hansevision.career.softgarden.de/)[Jobs](https://hansevision.softgarden.io/de/vacancies) Zurück 8 Minuten Lesezeit 27.10.2026 [Prozessautomatisierung](https://blog.hansevision.com/tag/prozessautomatisierung) [Tipps & Tricks](https://blog.hansevision.com/tag/tipps-tricks) [Artificial Intelligence](https://blog.hansevision.com/tag/artificial-intelligence) [Microsoft Copilot](https://blog.hansevision.com/tag/microsoft-copilot) ![Bild von Ragnar Heil](https://blog.hansevision.com/hs-fs/hubfs/Personal/Heil_Rund.png?width=140&height=140&name=Heil_Rund.png) [Ragnar Heil](https://blog.hansevision.com/author/ragnar-heil) # SharePoint Admin Agent: In 7 Schritten zu einer KI-fähigen SharePoint-Umgebung **Microsoft 365 Copilot macht Wissen leichter zugänglich. Doch damit werden auch Schwachstellen sichtbar, die in SharePoint jahrelang unbemerkt geblieben sind. Der SharePoint Admin Agent hilft dabei, Risiken zu erkennen, zu priorisieren und gezielt anzugehen.** --- Eine Excel-Datei aus der Personalabteilung, die seit 2019 für „Alle außer externen Benutzern“ freigegeben ist. SharePoint-Sites ohne verantwortliche Eigentümer. Sensibilitätsbezeichnungen, die zwar konzipiert, aber nie konsequent umgesetzt wurden. Solche Altlasten sind in gewachsenen Microsoft-365-Umgebungen keine Seltenheit. Solange Mitarbeitende Informationen manuell suchen, bleiben problematische Berechtigungen oder veraltete Inhalte häufig unentdeckt. Mit Microsoft 365 Copilot verändert sich das: Informationen lassen sich einfacher finden und zusammenführen. Damit steigt auch die Bedeutung einer sauberen Berechtigungsstruktur und einer durchdachten Governance. Copilot verursacht das Berechtigungschaos nicht. Er macht dessen Auswirkungen sichtbarer.  Genau hier setzt der SharePoint Admin Agent an. Er unterstützt Administratoren dabei, Risiken in SharePoint und OneDrive systematisch zu identifizieren und daraus konkrete Maßnahmen abzuleiten. ## Was ist der SharePoint Admin Agent? Der SharePoint Admin Agent ist eine KI-gestützte Unterstützung für die Administration und Governance von SharePoint. Er hilft dabei, die Konfiguration einer Umgebung zu bewerten, problematische Freigaben aufzuspüren und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Statt sich durch verschiedene Verwaltungsberichte zu arbeiten, können Administratoren ihre Fragen in natürlicher Sprache stellen. Der Agent greift dabei auf Daten aus SharePoint Advanced Management (SAM) zurück und unterstützt dabei, relevante Informationen einzuordnen. Der Agent ist über die Microsoft-Copilot-App, das SharePoint Admin Center und Microsoft Teams verfügbar. ## Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Für die Nutzung sind insbesondere zwei Voraussetzungen relevant: - **SharePoint Advanced Management:** Die Funktionalität ist unter anderem verfügbar, wenn mindestens eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz im Tenant zugewiesen ist. Alternativ kommen das Add-on SharePoint Advanced Management Plan 1 oder Microsoft 365 E7 infrage. Eine Microsoft-365-E5-Lizenz allein bietet lediglich Zugriff auf bestimmte Data-Access-Governance-Berichte. - **Die richtige Administratorrolle:** Erforderlich ist die Rolle *SharePoint Advanced Management Administrator* in Microsoft Entra ID. Diese ist auch bei globalen Administratoren nicht automatisch vorausgesetzt. Welche Funktionen tatsächlich verfügbar sind, hängt von der Lizenzierung und der jeweiligen Konfiguration ab. Die Voraussetzungen sollten daher vor der Einführung geprüft werden. ## In 7 Schritten zu einer KI-fähigen SharePoint-Umgebung Der SharePoint Admin Agent ist ein hilfreiches Werkzeug. Er ersetzt jedoch keine Governance-Strategie. Entscheidend ist, erkannte Risiken systematisch zu bearbeiten und dauerhaft klare Regeln für Inhalte, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten zu etablieren. ### 1. Lizenzierung und Administratorrechte prüfen Bevor Sie mit der Analyse beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass SharePoint Advanced Management in Ihrem Tenant verfügbar ist. Prüfen Sie anschließend, ob Ihnen die erforderliche Administratorrolle zugewiesen wurde. Erst wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie die verfügbaren Governance-Funktionen sinnvoll nutzen. ### 2. Den Zustand Ihrer SharePoint-Umgebung analysieren Der erste praktische Schritt ist das *Content Management Assessment* im SharePoint Admin Center. Navigieren Sie dazu zu: **SharePoint Admin Center → Advanced Management → Start assessment** Die Analyse kann unter anderem auf folgende Auffälligkeiten hinweisen: - Inaktive Sites, beispielsweise ohne Aktivität innerhalb der vergangenen 180 Tage - Sites ohne zugewiesene Eigentümer - Aufgebrochene Berechtigungsvererbung - Freigaben für „Alle außer externen Benutzern“ - Zu weitreichende Freigabelinks Die Erstellung der Berichte kann laut Ausgangsquelle zwischen zwei und 72 Stunden dauern. Die Ergebnisse liefern eine Grundlage, um Schwachstellen zu priorisieren und Maßnahmen abzuleiten. Es empfiehlt sich, die Analyse regelmäßig zu wiederholen – beispielsweise alle 30 Tage –, damit neu entstandene Risiken nicht dauerhaft unentdeckt bleiben. **Wichtig:** Ein Bericht allein verbessert noch keine Berechtigungen. Entscheidend ist, wer die Ergebnisse bewertet, welche Maßnahmen daraus folgen und wie deren Umsetzung kontrolliert wird. ### 3. Struktur in die SharePoint-Landschaft bringen In vielen Unternehmen ist SharePoint über Jahre gewachsen. Abteilungen legen eigene Sites an, Projekte erhalten zusätzliche Arbeitsbereiche und Verantwortlichkeiten ändern sich. Ohne einheitliche Strukturen wird es zunehmend schwieriger, den Überblick zu behalten. Mit den Funktionen zur Katalogverwaltung lassen sich Sites beispielsweise nach Abteilungen oder Regionen gruppieren. Das erleichtert die Orientierung und kann die Auswertung der Umgebung verbessern. Voraussetzung dafür sind möglichst vollständige Organisationsdaten in Microsoft Entra ID. Fehlen beispielsweise Angaben zur Abteilungszugehörigkeit, kann es passieren, dass Sites in einer Sammelkategorie wie „Other“ landen. Prüfen Sie daher zunächst die relevanten Organisationsattribute und schaffen Sie eine nachvollziehbare Struktur für Ihre SharePoint-Sites. ### 4. Den SharePoint Admin Agent gezielt befragen Sind die relevanten Berichte verfügbar, können Sie den SharePoint Admin Agent nutzen, um Auffälligkeiten gezielter zu untersuchen. Statt Informationen manuell aus verschiedenen Berichten zusammenzutragen, formulieren Sie Ihre Frage direkt. Der Agent unterstützt dabei, relevante Daten zusammenzuführen und mögliche Handlungsfelder sichtbar zu machen. #### **Diese Prompts eignen sich für den Einstieg:** **Freigaben und Berechtigungen** - „Welche Sites sind zu weitreichend freigegeben? Bewerte das Risiko und erläutere die Gründe.“ - „Welche Sites sind für ‚Alle außer externen Benutzern‘ freigegeben?“ - „Analysiere die Sicherheitseinstellungen und zeige potenzielle Risiken mit passenden Gegenmaßnahmen auf.“ **Aktivität und Nutzung** - „Welche Sites weisen innerhalb der einzelnen Abteilungen eine geringe Aktivität auf?“ - „Welche Sites wurden in den vergangenen vier Wochen erstellt und verbrauchen besonders viel Speicherplatz?“ **Speicher und Administration** - „Welche Möglichkeiten gibt es, die Speichernutzung zu optimieren?“ - „Prüfe die speicherbezogenen Einstellungen unseres Tenants und schlage Verbesserungen vor.“ - „Gib mir einen Überblick über meine letzten administrativen Aktivitäten.“ Die Antworten sollten immer als Ausgangspunkt für eine fachliche Prüfung verstanden werden. Ob eine Freigabe tatsächlich problematisch ist, hängt beispielsweise davon ab, welche Informationen auf der jeweiligen Site liegen und wer sie aus geschäftlichen Gründen benötigt. ### 5. Sensible Inhalte gezielt schützen Besonders wichtig ist der Schutz vertraulicher Informationen. Dazu gehören beispielsweise Inhalte aus Personalabteilungen, Finanzen, Recht und Geschäftsführung. Microsoft bietet mit *Restricted Content Discovery (RCD)* eine Möglichkeit, bestimmte SharePoint-Inhalte von der Ermittlung durch Microsoft 365 Copilot auszuschließen. Für Sites, bei denen der Zugriff zusätzlich auf einen definierten Personenkreis beschränkt werden soll, kann *Restricted Access Control* relevant sein. Die beiden Funktionen verfolgen unterschiedliche Ziele: - **Restricted Content Discovery:** Steuert, ob Inhalte bei der Ermittlung durch Copilot berücksichtigt werden. - **Restricted Access Control:** Beschränkt, welche Personen auf eine Site zugreifen dürfen, auch wenn sie anderweitig Berechtigungen besitzen. Die Auswahl sollte sich nach Schutzbedarf, Berechtigungskonzept und Nutzungsszenario richten. **Wichtig:** Restricted Content Discovery ersetzt keine Berechtigungsprüfung. Die Funktion entzieht Benutzern nicht automatisch bestehende Zugriffsrechte. Wer bereits zum Zugriff berechtigt ist, kann Inhalte weiterhin direkt öffnen. Zudem deckt RCD OneDrive nicht ab. Betrachten Sie die Einschränkung der Inhaltsermittlung daher nicht als dauerhafte Lösung für fehlerhafte Berechtigungen, sondern als gezielte Maßnahme innerhalb eines umfassenden Governance-Konzepts. ### 6. Berechtigungen an der Ursache korrigieren Technische Einschränkungen können helfen, Risiken kurzfristig zu reduzieren. Langfristig müssen jedoch die zugrunde liegenden Berechtigungen stimmen. Mit *Site Access Reviews* können Eigentümer von SharePoint-Sites dazu aufgefordert werden, bestehende Zugriffsrechte zu überprüfen und nicht mehr benötigte Freigaben zu entfernen. Ergänzend helfen Sensitivitätsbezeichnungen (*Sensitivity Labels*) dabei, Inhalte entsprechend ihrem Schutzbedarf zu klassifizieren und geeignete Schutzmaßnahmen umzusetzen. Drei Fragen sollten dabei im Mittelpunkt stehen: 1. Wer benötigt tatsächlich Zugriff auf die Inhalte? 2. Welche Freigaben sind fachlich begründet und welche können entfallen? 3. Wer ist dauerhaft für die Überprüfung und Pflege der Berechtigungen verantwortlich? Die Antworten schaffen eine Grundlage für nachvollziehbare Zuständigkeiten und einen kontrollierten Umgang mit Unternehmenswissen. ### 7. Lebenszyklusregeln etablieren und Copilot schrittweise ausrollen Nicht jede SharePoint-Site muss dauerhaft aktiv bleiben. Projektbereiche werden abgeschlossen, Teams verändern sich und Inhalte verlieren mit der Zeit an Relevanz. Mit Richtlinien für inaktive Sites und fehlende Eigentümer lassen sich solche Fälle systematischer behandeln. Microsoft 365 Archive bietet darüber hinaus Möglichkeiten, nicht mehr aktiv benötigte Inhalte zu archivieren. Führen Sie entsprechende Richtlinien zunächst im Simulationsmodus aus. So können Sie prüfen, welche Sites betroffen wären, bevor Maßnahmen tatsächlich greifen. Besondere Vorsicht ist bei Sites der Geschäftsführung und anderen geschäftskritischen Bereichen geboten. Prüfen Sie mögliche Ausnahmen, bevor Sie automatisierte Lebenszyklusregeln aktivieren. Erst wenn Berechtigungen, Verantwortlichkeiten und Lebenszyklusregeln ausreichend geklärt sind, sollte der Copilot-Rollout schrittweise erfolgen – beispielsweise zunächst in einer einzelnen Abteilung. So lassen sich Erfahrungen sammeln, Risiken frühzeitig erkennen und Governance-Regeln vor der breiteren Einführung nachschärfen. ## Drei häufige Fehler bei der SharePoint-Governance Auch mit dem SharePoint Admin Agent lassen sich nicht alle Probleme automatisch lösen. Die folgenden Punkte sollten Sie bei der Planung berücksichtigen. #### Restricted Content Discovery mit Berechtigungsmanagement verwechseln RCD verhindert nicht, dass berechtigte Benutzer Inhalte direkt öffnen. Es ersetzt weder die Berechtigungsbereinigung noch ein belastbares Zugriffskonzept. Auch OneDrive wird dadurch nicht abgedeckt. #### Automatisierungen ohne vorherige Prüfung aktivieren Regeln für inaktive Sites oder fehlende Eigentümer können unerwünschte Auswirkungen haben, wenn Ausnahmen nicht berücksichtigt werden. Nutzen Sie deshalb zunächst den Simulationsmodus und prüfen Sie die betroffenen Sites, bevor Sie Richtlinien aktivieren. #### Den SharePoint Admin Agent mit anderen Microsoft-Agenten verwechseln Der SharePoint Admin Agent, der Microsoft 365 Admin Agent und Microsoft Agent 365 sind unterschiedliche Angebote mit unterschiedlichen Aufgaben. Prüfen Sie daher genau, welche Lösung Sie für Ihren konkreten Anwendungsfall benötigen. Ein weiterer Punkt: Die Berichterstattung zu Freigaben auf Dateiebene für „Alle außer externen Benutzern“ wurde in der ursprünglichen Quelle als *Private Preview* beschrieben. Der aktuelle Verfügbarkeitsstatus sollte vor der Planung geprüft werden. ## Restricted SharePoint Search wird abgelöst: Warum jetzt Handlungsbedarf besteht Ein konkreter Anlass, die eigene SharePoint-Governance zeitnah zu überprüfen, ist das angekündigte Ende von *Restricted SharePoint Search*. Die Funktion wird am **31. Januar 2027** eingestellt. Bestehende Einstellungen werden nicht automatisch auf Restricted Content Discovery übertragen. Das bedeutet: Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass bisherige Einschränkungen nach der Umstellung unverändert bestehen bleiben. Prüfen Sie deshalb frühzeitig: - Welche Sites aktuell durch Restricted SharePoint Search eingeschränkt werden - Welche Inhalte künftig von Copilot gefunden werden dürfen - Wo Restricted Content Discovery eingesetzt werden soll - Bei welchen Sites zusätzlich Restricted Access Control erforderlich ist - Wer die Migration verantwortet und die Ergebnisse überprüft **Wichtig:** Die konkreten Migrationsschritte und der aktuelle Produktstatus sollten anhand der offiziellen Microsoft-Dokumentation geprüft werden, bevor Sie Änderungen an Ihrem Tenant vornehmen. ## Fazit: KI-fähiges SharePoint beginnt mit sauberer Governance Der SharePoint Admin Agent kann Administratoren dabei unterstützen, problematische Freigaben, unklare Verantwortlichkeiten und Optimierungspotenziale schneller zu erkennen. Die eigentliche Arbeit bleibt jedoch eine organisatorische und technische Aufgabe: Berechtigungen müssen geprüft, Verantwortlichkeiten festgelegt und Regeln für den Umgang mit Inhalten konsequent umgesetzt werden. Denn eine KI kann Informationen nur so kontrolliert zugänglich machen, wie es die zugrunde liegende Umgebung zulässt. Wer Copilot sinnvoll einsetzen möchte, sollte deshalb nicht erst nach dem Rollout mit der Bereinigung beginnen. **Unser Tipp:** Starten Sie mit dem Content Management Assessment, priorisieren Sie die auffälligsten Risiken und erstellen Sie einen konkreten Maßnahmenplan für Ihre SharePoint-Umgebung. So schaffen Sie eine belastbare Grundlage für den produktiven Einsatz von Microsoft 365 Copilot und behalten die Kontrolle darüber, wie Unternehmenswissen zugänglich wird. ## Sie möchten Ihre Microsoft-365-Governance gezielt verbessern? Von der Berechtigungsanalyse über Informationsschutz bis zur Einführung und Steuerung von KI-Agenten: Entscheidend ist ein Konzept, das zu Ihrer Organisation, Ihren Daten und Ihren Anforderungen passt. HanseVision unterstützt Unternehmen dabei, Microsoft 365 strukturiert, sicher und praxisnah weiterzuentwickeln. **[Sprechen Sie mit uns](https://www.hansevision.com/kontakt.html) über Ihre Microsoft-365-Governance und die nächsten Schritte für den Einsatz von Copilot.**   ![Bild von Ragnar Heil](https://blog.hansevision.com/hs-fs/hubfs/Personal/Heil_Rund.png?width=140&height=140&name=Heil_Rund.png) [Ragnar Heil](https://blog.hansevision.com/author/ragnar-heil) Ragnar Heil ist seit Juli 2024 bei HanseVision als Business Development Manager Microsoft tätig. Er beschäftigt sich seit 25 Jahren mit modernen Arbeitswelten und digitaler Zusammenarbeit und war in verschiedenen Rollen bei Microsoft Deutschland tätig. Seit 2017 Jahren trägt er die Auszeichnung "Microsoft MVP (Most Valuable Professional)" für M365 und nun auch für Copilot. Er ist Corporate Influencer und gibt sein Wissen unter anderem auf www.ragnarheil.de weiter. [Alle Artikel des Autors](https://blog.hansevision.com/author/ragnar-heil) ### Ähnliche Blog-Artikel ![](https://blog.hansevision.com/hs-fs/hubfs/Design%20ohne%20Titel%20(8).png?width=384&height=241&name=Design%20ohne%20Titel%20(8).png) 2 Minuten Lesezeit 22.10.2025 [SharePoint](https://blog.hansevision.com/tag/sharepoint) [Update](https://blog.hansevision.com/tag/update) #### SharePoint Server 2019 erreicht End-of-Life – jetzt rechtzeitig handeln! ![Microsoft schaltet SMTP AUTH ab ](https://blog.hansevision.com/hs-fs/hubfs/Design%20ohne%20Titel%20(9).png?width=384&height=241&name=Design%20ohne%20Titel%20(9).png) 2 Minuten Lesezeit 23.10.2025 [Collaboration](https://blog.hansevision.com/tag/collaboration) [Workflow](https://blog.hansevision.com/tag/workflow) [Update](https://blog.hansevision.com/tag/update) [Prozessautomatisierung](https://blog.hansevision.com/tag/prozessautomatisierung) [Tipps & Tricks](https://blog.hansevision.com/tag/tipps-tricks) #### Microsoft schaltet SMTP AUTH ab – viele Systeme können bald keine E-Mails mehr versenden ![Sicherheitslücke ind SharePoint](https://blog.hansevision.com/hs-fs/hubfs/Blog%20Medien/Design%20ohne%20Titel.png?width=384&height=241&name=Design%20ohne%20Titel.png) 2 Minuten Lesezeit 23.07.2025 [SharePoint](https://blog.hansevision.com/tag/sharepoint) [Update](https://blog.hansevision.com/tag/update) [Tutorial](https://blog.hansevision.com/tag/tutorial) #### Kritische SharePoint-Sicherheitslücke (CVE-2025-53770): Jetzt handeln – oder neu denken ![](https://blog.hansevision.com/hs-fs/hubfs/Theme%20Development/hansevision-newsletter.png?width=410&name=hansevision-newsletter.png) ### Mit unserem HanseVision Update sind Sie immer gut informiert über alle Themen rund um moderne Zusammenarbeit, Lösungen und Tools, Referenzen und Aktionen. 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