Der sinnvolle Einsatz eines Wikis im Unternehmen

Immer mehr Menschen leben heutzutage von der Arbeit mit Informationen und die Gesellschaft hat sich von einer Industrie- zu einer Informationsgesellschaft gewandelt. Informationen und Wissen sind dabei Erfolgsfaktoren geworden, denen ein Unternehmen entsprechende Aufmerksamkeit schenken sollte, um sich langfristig am Markt behaupten zu können. Eine intelligente Integration strukturierter und unstrukturierter Daten in eine einheitliche Informationsplattform bedeutet einen Wettbewerbsvorsprung für Ihr Unternehmen.

Ein Ansatz, um Wissen in eine elektronische Plattform zu überführen sind Wikis. Bei einem Wiki sollte idealerweise das gesamte Unternehmen zur Wissenssammlung beitragen. Je mehr Autoren ein Wiki hat, desto größer ist der Nutzen für das Unternehmen.

Der SharePoint 2010 hat hier bereits eine Lösung im Angebot mit dem ein Unternehmenswiki aufgebaut werden kann.

Aber auch hier sollten einige Punkte beachtet werden, damit das Wiki nicht ungenutzt wieder in der Versenkung verschwindet.

Wann sollten Wikis eingesetzt werden?

• Wenn die Verfügbarkeit einer Information mehr Bedeutung als beispielsweise das Corporate Design hat
• Wenn das Wissen von Mehreren für Mehrere bereitgestellt werden soll
• Wenn Informationen einfach, schnell und unkompliziert bereitgestellt werden sollen
• Wenn eine Erweiterung und Verbesserung der vorhandenen Informationen schnell möglich sein soll

Wo stecken die Herausforderungen in einem Wiki?

• Der Einsatz eines Wikis erfordert Disziplin bei Entwurf und Strukturierung der Artikel
• Zuviel Freiheit beim Schreiben der Artikel kann einen Nutzer überfordern. Den Mitarbeitern sollte daher ein roter Faden für die Nutzung mitgegeben werden
• Eine Wiki-Notation, die über den [[-Standard hinausgeht, wird meist nur von Power-Usern verwendet, was den Einsatz in der Breite erschweren kann

Der Zweck des Wikis muss klar sein

Wikis gibt es in verschiedenen Ausprägungen:

• Glossare, Übersichten
• Dokumentationen
• Handbücher (z.B. ein Prozessmanagement-Wiki)
• Recherchen, Themensammlungen (z.B. Projekttagebuch, Best Practices)

Für jede Ausprägung eines Wiki empfiehlt sich auch eine eigene Herangehensweise mit einer Definition der fachlichen Anforderungen. Es muss abgegrenzt werden, welche Ausprägung benötigt wird.

Was ist wichtig bei der Arbeit mit Wikis?

• Die Einstiegshürde für die Mitarbeiter muss sehr gering sein, damit viele Mitarbeiter sich an dem Wiki beteiligen
• Es muss schnell gehen
• Die Arbeit muss Spaß machen
• Freigabeprozesse können natürlich prinzipiell verwendet werden, sind aber nicht sinnvoll

Wenn diese Punkte beachtet werden, eignet sich ein Wiki ganz hervorragend für den Wissensaustausch im Unternehmen und trägt dazu bei dem Informationsverlust in einem Unternehmen entgegenzuwirken.