Easy QM – Smart QM: Darum solltet Ihr über eine SharePoint basierte Lösung nachdenken - Teil II

Das erste Kapitel handelte vom mehr oder weniger anerkannten Mehrwert einer ISO Zertifizierung und der Tatsache, dass diese leider für viele unserer Kollegen immer noch als nutzloses Anstreben angesehen wird, das nur viel Arbeit kostet.

In diesem zweiten Kapitel meiner Blogserie über QM und SharePoint, werde ich erläutern, warum SharePoint meiner Meinung nach, sich am besten für ein wirksames QMS eignet.

Kapitel 2: Easy QM – Smart QM: Warum SharePoint?

Alle sprechen von der digitalen Zukunft und immer mehr Unternehmen können die Notwendigkeit von mobilen Arbeitsplätzen nicht mehr leugnen. Gerade in Zeiten wie diesen wo Themen wie Home Office und digitale Transformation immer wichtiger werden, ist die Nutzung einer Plattform wie O365 oder SharePoint nicht mehr wegzudenken.

Der ganze Aufwand, welcher die Fertigstellung eines QMSs samt Erstellung der Dokumentation und der Freigabeprozesse mit sich bringt, nimmt weniger Zeit in Anspruch als vorher. Das herkömmliche QM Handbuch ist also passé!

Um ein innovatives und effektives QM System zu erschaffen, das eine kollaborative Zusammenarbeit bietet und dennoch eine transparente Darstellung von verschlankten Prozessen und Dokumenten ermöglicht, kann eine Plattform wie SharePoint oder O365 verwendet werden. Diese ist benutzerfreundlich und bringt per se Funktionen wie Dokumentenmanagement, Inhaltsverwaltung, Metadaten und benutzerangepasste Suche mit sich. In der nachfolgenden Grafik haben wir einmal die relevanten Funktionen für ein QMS in Zusammenspiel mit SharePoint dargestellt.

Hierbei ist es unerheblich, ob eine Umsetzung auf SharePoint On-Premise oder auf SharePoint Online (O365) erfolgt. Die Funktionen stehen in beiden Umgebungen zur Verfügung. Eine Implementierung ist sogar in einer hybriden Umgebung möglich.

Das was ich am meisten an diesen Plattformen schätze, ist die Tatsache, dass SharePoint die klassischen File-Systeme, die in vielen Unternehmen immer noch vorzufinden sind, ablöst. Inhalte und Dokumente werden wie in einem klassischen Dokumentenmanagementsystem organisiert und dargestellt. Somit entfällt das manuelle Versionieren von Dokumenten anhand des Dateinamens. Alle Mitarbeiter haben immer Zugriff auf die aktuellste Version. So wird es vermieden, dass Mitarbeiter auf veralteten Versionen weiterarbeiten und dann im Anschluss Doppelarbeit entsteht, um Dateien wieder zusammenzuführen.

Mithilfe von SharePoint Webparts, Ansichten, Berechtigungen und Zielgruppen kann individuell bestimmt werden, für welche Empfängergruppe die Inhalte sichtbar sind und für welche nicht. Die Webparts werden auch für die Gestaltung des Layouts der Seite verwendet, um Inhalte je nach Bedarf in unterschiedlichen Ansichten darstellen zu können.

Ihre QM Lösung auf SharePoint-Basis kann auf verschiedene Arten umgesetzt werden.

Variante 1:

Bei der ersten Variante werden Word Dateien in SharePoint-Bibliotheken sicher abgelegt. Hier werden Dokumente auf Basis von Vorlagen erstellt und bereits vorhandene Dokumentenvorlagen verwendet. Aufbewahrungspflichtige Dokumente können sogar als Datensatz beschrieben werden. Das bedeutet, dass Aufbewahrungsfristen mithilfe von Informationsverwaltungsrichtlinien so bestimmt werden, dass ein Dokument z.B. 3 Monate nach Erstellung als Datensatz deklariert (nicht löschbar, nicht veränderbar) und 5 Jahre später automatisch gelöscht werden.

Dokumente werden wie bisher in Word erstellt und bearbeitet und können sogar zeitgleich von unterschiedlichen Personen bearbeitet werden.

Variante 2:

Bei der zweiten Variante werden anstatt von Word-Dokumenten Inhaltsseiten in SharePoint Bibliotheken abgelegt. Die Besonderheit der Inhaltsseite ist, dass sie auf einer Art Schablone (Seitenlayout) basiert. Dort werden Inhaltsbereiche festgelegt, die leer oder belegt (Text, Bilder, Webparts) sein dürfen. Die Pflege dieser Seiten entspricht der Pflege einer Internetseite und bietet die Möglichkeit dynamischer Inhalte aus anderen Quellen zu integrieren.

Beide ermöglichen nicht nur eine zentrale Ablage der QM Dokumentation, sondern auch eine sinnvolle Nutzung von Metadaten.

Anhand von Metadaten können Dokumente besser gefunden und nur für mich relevanten Dokumente übersichtlich dargestellt werden. Eine sehr wichtige Komponente hierbei, die SharePoint mit sich bringt, ist die Verwendung von Schlüsselwörtern.

Anwender haben die Möglichkeit selbst Begriffe zu definieren, mit denen sie eine bestimmte Konnotation verbinden.

Dies führt dazu, dass die Anwenderakzeptanz im Unternehmen gesteigert wird. Diese Dokumente können außerdem z.B. nach Typ wie folgt klassifiziert werden:

• Prozessbeschreibung
• Begleitdokument
• Arbeitsanweisung oder
• Formblatt

Metadaten bringen weitere Vorteile mit sich, denn sie können als Grundlage für Workflows und Prozesse wie z.B. Genehmigungsprozesse fungieren.

Obwohl QM Lösungen ohne Workflows durchaus erfolgreich implementiert und effektiv sein können, muss ich zugeben, dass ich von der magischen Wirkung der Workflows in einem QMS überzeugt bin.

Dokumente können einfach im Rahmen eines Freigabeprozesses verschiedene Genehmigungsstufen durchlaufen und anschließend von den „Verantwortlichen“ freigegeben werden.

Vor allem, wenn es darum geht, wiederkehrende Arbeitsabläufe abzubilden, hilft es sehr, wenn man sie in Workflows umwandelt, anstatt die sogenannten „Abläufe“ manuell durchzuführen. Hierzu zählen z.B.:

• Erinnerung an die Erhebung von Kennzahlen
• Überarbeitung nicht mehr aktueller Prozessbeschreibungen
• Freigabe von Prozessen
• Erinnerung an offene Maßnahmen & Reklamationen
• …

Nintex, Flow und SharePoint Designer zählen zu den geeigneten Workflow Management Systeme, die dafür geeignet sind, diese Art von Workflows umzusetzen.

Zusatzfunktionalitäten wie die Bereitstellung von Vorlagen, die Trennung von Inhalt und Layout sowie das zeitgesteuerte Veröffentlichen von Inhalten werden auch von SharePoint zur Verfügung gestellt.

Erwähnenswert ist auch die gezielte Anpassung der Seiten, die Berechtigungsvererbung sowie die Volltextsuche (auch innerhalb der Dokumente). Die Suche ist hierbei nicht nur auf das QM beschränkt, sondern werden die Inhalte auch gefunden, wenn der Benutzer „normal“ im Intranet sucht. Dieses führt zu einer stärkeren Präsenz der Inhalte bei den Mitarbeitern und einer besseren Nutzung.

Fazit:

Vorteile Variante 1:

• z. T Weiterverwendung vorhandener Dokumente und Inhalte
• Bessere Offline-Möglichkeiten
• Druckoptimiert (Seitenumbrüche, Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen etc.)
• Schnellere Umsetzung

Vorteile Variante 2:

• Keine Client Applikationen erforderlich
• Schnellerer Zugriff auf Inhalte
• Bessere Steuerung der Darstellung (weniger Freiraum bei der Ausgestaltung der Seite)
• Einfachere Änderungen von Corporate Design Änderungen (z.B. Logotausch)
• Einfachere Einbindung von dynamischen Inhalten (z.B. Videos oder Suchergebnisse)

Welche Variante für das eigene Unternehmen die richtige ist, hängt stark von den individuellen Anforderungen, dem vorhandenen Budget und ggf. Vorerfahrungen im Umgang mit SharePoint / O365 ab. Sollten Sie Fragen haben oder nicht genau wissen welche Variante für Sie die richtige ist, sprechen Sie uns an.

Hier zur Info die einzelnen Kapitel meiner Blogserie:

• Kapitel 1: ISO 9001 Zertifizierung: Nur viel Arbeit oder Mehrwert für alle?
• Kapitel 2: Warum SharePoint? (dieser Artikel)
• Kapitel 3: SmartQM – ein Lösungsansatz
• Kapitel 4: Praxisbeispiel
• Kapitel 5: QM – Grundlage für eine sinnvolle Prozessautomatisierung/Digitalisierung