Kommunikation im Homeoffice – Tipps für agiles Teamwork

Video auf Youtube verfügbar.

Aktuell sind fast alle Unternehmen dabei Ihre Routine für das Arbeiten aus dem Homeoffice zu finden. Mehrere Wochen lang heißt es für zahlreiche Arbeitnehmer*innen Zuhause bleiben. Die neue Situation durch Corona erforderte den Einsatz entsprechender Online-Tools, um die Kommunikation am Laufen zu halten.

Meine Kolleg*innen und ich nutzen seid knapp 2 Jahren Microsoft Teams. Seid Anfang März 2020 arbeiten wirklich alle von Zuhause. Damit ging die Nutzung und die Zeit von Telefonaten und Video-Meetings noch einmal um über 100% nach oben.

Wir haben zusammengestellt, was das für die Kommunikation bedeutet und welche Tipps auch anderen Unternehmen helfen.

Kommunikation verlagert sich in die Online-Welt.

Hier ein paar Fakten, die Torsten Schlüter für uns ausgewertet und als News Beitrag in unserem SharePoint Intranet gepostet hat. Wer ähnlich coole Statistiken will, sollte das Admin-Center von Microsoft Teams ansehen (oder den/die IT-Admin fragen).

Vergleich vor dem Homeoffice für alle (Januar/Februar) und März 2020 mit Homeoffice

“Hier mal ein paar Facts aus dem März 2020:

• über 220.000 Minuten Audio
• über 170.000 Minuten Video und Screen-Sharing
• mehr als 6.500 Gruppen und 1:1 Telefonate
• mehr als 2.600 Meetings und 
• über 68.000 Chatnachrichten

Das ist in den meisten Kategorien ein Anstieg um über 100% gegenüber der Zeit vor Corona! Ich finde es super, wie viel wir (auch gerade übergreifend) miteinander kommunizieren und hoffe, dass wir dieses als positiven Effekt in die Zeit nach Corona retten können. ” (Auszug Intranet-Beitrag, Torsten Schlüter)

Deutlich wird, dass der Bedarf nach Kommunikation groß und notwendig ist. Alle Meetings, Workshops und kurze Abstimmungen finden nun nicht mehr im Meetingraum oder Büro statt, sondern digital. Das erfordert neue Regeln und eine Veränderung für jede/n Einzelne/n von den Werkstudenten*innen bis zu den Führungskräften.

Kommunikation mit Microsoft Teams – die besten Tipps.

Zusammen mit ganz unterschiedlichen Bereichen, vom Backoffice bis zum Entwicklungs-Team haben wir Tipps gesammelt, die bei der Online-Kommunikation im Alltag helfen. Das Ganze gibt es auch als drei Minuten Video auf Youtube.

Tipp 1: Verbindliche Tools

Wichtig ist, dass alle wissen, welche Technologien und Tools unternehmensweit genutzt werden. Bei uns ist das tatsächlich eine Mischung aus Cisco Jabber und Microsoft Teams. Die klassische Telefonanlage läuft über Cisco (historisch bedingt). Für eingehende Telefonate über unsere Rufnummern müssen wir ganz klar Jabber nutzen, oder entsprechend eine Rufumleitung auf das Firmenhandy einrichten.

Intern nutzen wir MS Teams zum telefonieren mit Kolleg*innen und chatten. Einzelne Bereiche nutzen entsprechende Gruppenchats aus denen heraus man auch schnell Ad-hoc Videocalls machen kann.

Tipp 2: Erreichbarkeit sichtbar machen – Status nutzen.

Mann/Frau tendiert im Homeoffice dazu, auch in den Pausen seinen/ihren Status auf “grün” zu setzten. Unser Tipp für eine bessere Work-Life Balance: Umschalten. Wenn Sie den Status auf rot/nicht stören setzten ruft auch niemand an und Sie machen wirklich Pause. Auch im Homeoffice muss man nicht durchgängig erreichbar sein.

Praktisch ist, dass der Status sich automatisch umstellt, sobald telefoniert oder an einem Meeting teilgenommen wird.

Tipp 3: Klare Regeln für Kommunikation

In Meetings können Handzeichen genutzt werden, um bei vielen Teilnehmer*innen Schwierigkeiten und Tonüberschneidungen zu vermeiden. Was im echten Leben gilt, darf auch online gelten:

• Pünktlich zu Online-Meetings
• Ausreden lassen
• Am besten einen Moderator ernennen
• Agenda und Zeitmanagement beachten (und für Meetings unbedingt vorbereiten)

Tipp 4: Sehen und gesehen werden – Video an

Wie der Kollege Phillip Szalla aus dem Entwicklungsteam so schön gesagt hat: “Kamera gerne an, wenn es die Verbindung zulässt.” Man möchte schließlich wissen, dass man die Aufmerksamkeit hat und auch jemand da ist. Das hilft bei der gegenseitigen Wertschätzung und sorgt für eine bessere Aufmerksamkeit in Onlinemeetings. Außerdem haben wir so schon viele lustige Momente erlebt: Katzen auf dem Tisch, Kinder mit Malfarben und kennen die Küchen, Wohnzimmer und Homeoffices der Kolleg*innen.

Tipp 5: Überall bereit für den “Call” mit Weichzeichner

Die Weichzeichnerfunktion wird von Vielen gerne genutzt, so lenkt das Bücherregal oder der/die Mitbewohner*innen im Hintergrund nicht ab. Das ist ein sehr cooles Feature von Microsoft Teams und lässt sich direkt beim Start des Videos anschalten.

Tipp 6: Alle machen mit – einfach auch Externe/Kunden/ Geschäftspartner zum Onlinemeeting einladen

Die Workshops und Termine mit unseren Kund*innen finden jetzt ausschließlich online statt. Sowohl mit Ihnen, also auch mit Kolleg*innen von Bechtle und Geschäftspartner*innen nutzen wir MS Teams als Meeting-Plattform. Dazu muss der/die Andere selbst nicht einmal Teams haben und kann trotzdem über den Web-Client teilnehmen.

Tipp 7: Sich helfen – Ganze Teams mit @Teamname/Kanal erwähnen und schnelle Antworten erhalten

Mal schnell zum/r Kolleg*in rüber gehen, oder ins Nachbarbüro zum Fragen?! Das geht leider nicht. Bei den Consultants und Entwicklern werden fachliche Fragen in den entsprechenden Teams gestellt. Durch die @-Erwähnung bekommen alle Mitglieder einen Anzeige im Feed und können reagieren. Bei der wachsenden Anzahl an Teams und Kanälen sollten wichtige Fragen und Inhalte immer mit der @Erwähnung versehen werden, sonst geht es unter.

Tipp 8: Emotional werden – Nutzen Sie Emojis und Gifs.

Wenn wir miteinander sprechen, wissen wir direkt, ob der andere gerade fröhlich schaut, oder vielleicht gestresst, oder wütend ist.  😁😵😬 In Chats fehlt diese nonverbale Kommunikation. Deshalb nutzen Kollege*innen, wie User Adoption Consultant Anna Köhn jetzt vermehrt Emojis und animierte GiFs in MS Teams. Und ein bisschen gute Laune dank Skateboard-fahrendener Hunden kann ja niemals schaden!

Skateboard Hund von giphy.

Zusammenfassung: 7 Einfache Tipps für die Kommunikation mit MS Teams