Microsoft Copilot Agents kommt für SharePoint - Unsere Top 10 Use Cases

Die nächste Phase für Copilot steht an. Microsoft kündigt die Agents für SharePoint an. ¹  Microsoft will mit Copilot die Produktivität und Zusammenarbeit vereinfachen. Was sind die Copilot Agents? Ein Copilot Agent wird erstellt, indem ein Prompt für den Copilot für das Microsoft 365 LLM (Large Language Model) verfasst wird. Dieser Prompt wird verwendet, um eine Reihe von Verhalten und Regeln zu definieren, die die Interaktionen des Copiloten steuern. Ein Agent wird meist als Erweiterung von Copilot für Microsoft 365 verwendet und kann auch direkt als Copilot in Microsoft Teams eingesetzt werden.² Die Agenten agieren also als fertige Prompts, die ähnliche/gleiche Informationen in bestimmten Kontexten herausgeben. Man darf sich das Ganze also als nützliche Vorlagen für wiederkehrende Abfragen und Prozesse vorstellen, die zentral für User:innen bereitgestellt werden.

Für den Boost bei der Zusammenarbeit sollen eine Vielzahl von Funktionen helfen, die speziell auf SharePoint ausgelegt sind. Copilot Agents können Prozesse optimieren, indem sie Aufgaben wie das Beantworten von Fragen, das Durchsuchen von Dokumenten und das Bereitstellen von Informationen übernehmen. Die Vision von Microsoft ist es, dass Copilot Agents als gut informierte Teammitglieder agieren, die bei der Entscheidungsfindung helfen und relevante Informationen bereitstellen.

Aus den offiziellen Informationen und Previews haben wir die ersten nützlichen Use Cases für den Einsatz herausgearbeitet.

Copilot in SharePoint. 10 Beispiele, die Mehrwert schaffen für Business und Nutzende.

Lassen Sie uns die Neuigkeiten und Updates aus der Microsofts Copilot Wave 2 Ankündigungen zusammenfassen und die geschäftlichen Vorteile für die (Power-)Endbenutzer:innen herausstellen. Das sind die wichtigsten Vorteile, die wir vorab identifizieren konnten:

• User Empowerment: End-User:innen können eigene KI-Agents in SharePoint anlegen (um zum Beispiel wiederkehrende Abfragen, oder häufig benötige Informationen zu aktualisieren) und das ohne Entwicklungsunterstützung. Das benötigte Tool ist Copilot Studio mit  „No Code/Low Code“-Anspruch oder man erstellt einen Agent direkt innerhalb einer SharePoint Dokumentenbibliothek.
  
• Verbesserte Suche: Benutzende können Inhalte filtern, sodass Copilot relevantere Ergebnisse basierend auf ausgewählten Dokumenten liefert. Das liefert bessere Suchergebnisse als die native SharePoint-Suche.
• Collaboration und Sharing: Erstellte Copilot-Prompts lassen sich in den neuen Pages, die auf Loop basieren, speichern. So können zum Beispiel gute Prompts und Selektionen einzelner Bibliotheken einfach auf andere Bereiche übertragen und angepasst werden. 
• Neues Mitglied in Microsoft Teams Team: Copilot lässt sich direkt aus Teams heraus steuern. Das spart das switchen zwischen den Anwendungen und vermeidet das Öffnen mehrerer Tabs. Die Informationen aus SharePoint fließen an den Ort, an dem man gerade aktiv arbeitet.
• Security Verbesserungen: Durch die Fokussierung auf spezifische Inhaltsbereiche können Sicherheitsrisiken bei breiteren Suchen reduziert werden. Für die Agents wird die Datensicherheit erhöht, indem die KI-Suche auf relevante und autorisierte Inhalte beschränkt wird.
• Neuer SharePoint-FileType: Durch das Einbetten von Agenten in eine SharePoint-Site, arbeiten diese direkt mit bestehenden Berechtigungen. Das sorgt für eine nahtlose Integration und Einhaltung bestehender Sicherheitsprotokolle, was die KI-Einführung vereinfacht.
• Inklusion und Adoption: Die benutzerfreundlichen Copilot-Agenten können die Akzeptanz von KI und insbesondere auch von SharePoint als zentrale Plattform für die unternehmensweiten Dokumentenablage in Ihrem Unternehmen erhöhen.
• Organisatorische Überlegungen und Vorbereitungen aus IT-Sicht: (IT-) Führungskräfte müssen sich auf die Verwaltung neuer Dateitypen und benutzergenerierter Inhalte vorbereiten, die mit den neuen KI-Erfahrungen einhergehen. Das heißt, hier muss die M365-Umgebng proaktiv gemanagt werden. Es braucht eine strategische Planung für die KI-Integration, um reibungslose Übergänge und eine effektive Nutzung sicherzustellen.
• Weniger Halluzinationen: Copilot-Agenten konzentrieren sich auf die konfigurierte SharePoint-Site und indizieren nicht das gesamte Intranet mit vielen Duplikaten und veralteten Inhalten, Unternehmenswissen oder den WWW-Korpus. Das reduziert das Risiko irrelevanter oder falscher Informationen und verbessert die Zuverlässigkeit der KI-Ergebnisse.
• Fokussierter Arbeiten durch integrierte Copiloten: Sie können direkt auf Ihrer SharePoint-Site oder in Ihrer Microsoft Teams-Konversation bleiben, ohne einen neuen Browser-Tab und Copilot extra öffnen zu müssen. „Context Switching“ kann stark ablenken.

Die kurze Übersicht gibt einen Einblick in die Roadmap von Copilot Agents für SharePoint (Quelle: MVP Ragnar Heil).

Übrigens: Die Copilot Agents werden durch eine Erwähnung im Business Chat Copilot aufgerufen, z.B. über den Visual Creator. 

Die nächsten Schritte, wenn Sie Copilot Agents nutzen wollen.

Gerade bei der verbesserten Suche und den neuen Funktionen, sollte für die Copilot-Einführung Einiges vorbereitet werden. Niemand möchte, dass Dokumente aus SharePoint gefunden werden, die nur für bestimmte Bereiche oder Abteilungen abgelegt sind. Das heißt, die entsprechenden Richtlinien und Governance-Strukturen sollten vorab getestet werden. Es besteht hierbei die Notwendigkeit, Governance, Sicherheit und Compliance zu erhöhen und zu verbessern. Zudem sollte sich Gedanken gemacht werden, wer überhaupt Zugriff auf die Copilot Agents haben soll. Es ist nicht nur eine Frage der Lizenzierung, sondern auch der Nutzung und der Mehrwerte. Hier lohnt es sich, die entsprechenden Teams und Nutzenden vorab zu identifizieren und in ersten Piloten zu testen. Generell ist es hilfreich, erste Erfahrungen im Umgang mit Copilot zu sammeln. IT und SharePoint-Key-User:innen können ihre eigenen Best Practices identifizieren.

Die neuen Agents werden ebenfalls im Copilot Studio zu sehen sein, so dass sie neben den Erweiterungen für Microsoft 365 Copilot bereitgestellt und verwaltet werden können. Dann können Admins und Nutzende Copilot für Microsoft Teams (in Chats, Meetings und Kanälen) verwenden, um diese Agents zu steuern.

Wenn Sie Interesse an ersten Einblicken haben, sprechen Sie uns gerne an. Es bestehen Möglichkeiten erste Pilot-Workshops und Vorbereitungen auch im Rahmen eines (kostenfreien) Microsoft-Fundings umzusetzen. 

1 - Quelle: Microsoft Annoncement Copilot Wave2. und https://adoption.microsoft.com/en-us/copilot-agents-in-sharepoint/ 

2 - Quelle - Begriffsüberblicke: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/microsoft-copilot-extend-copilot-extensions 

Teile des Artikels erschienen zu erst bei unserem Kollegen Ragnar Heil im Blog.