Mit SharePoint-Daten offline gehen

Unterwegs im Hotel, im Homeoffice, im Stau auf der Autobahn oder auf der Baustelle – es gibt immer wieder Situationen in denen man fernab des eigenen Büros auf Daten zugreifen möchte.  

Mit der mittlerweile sehr weiten Verbreitung von mobilen Datenverbindung über Smartphones, Tablets und Notebooks mit 3G-Verbindungen ist dies oft direkt online möglich, vor allem wenn Daten und Dokumente in SharePoint liegen und das System über das Internet oder VPN erreichbar ist.  

Mobile Verbindungen können aber nicht immer überall zur Verfügung stehen, die benötigten Dateien können zu groß sein, das Inklusiv-Volumen neigt sich zur Neige oder die vorhandenen Mobilfunkverträge lassen eine Nutzung von Datenverbindungen nicht zu, zum Beispiel im Ausland. Dies sind eine Reihe von Situationen, in denen man die Daten offline zur Verfügung haben möchte.

Alle Daten manuell auf die eigene Festplatte zu kopieren und bei möglichen Änderungen wieder auf das SharePoint-System zurück zu kopieren, ist jedoch nicht die Lösung.

Hierzu gibt es im SharePoint-Umfeld eine Reihe von sinnvolleren out-of-the-Box-Möglichkeiten, die in diesem Artikel im Überblick vorgestellt werden sollen:

• Synchronisation von Terminen und Aufgaben mit Outlook
• Synchronisation von Listen und Bibliotheken mit SharePoint Workspace
• Synchronisation von Notizbüchern mit OneNote

Outlook

Outlook hat seine Kernkompetenz im Bereich E-Mail, Kalender und Aufgabenverwaltung. Vor allem bei den Aufgaben und Kalendern lässt sich Outlook wunderbar mit SharePoint integrieren.

Aufgabenlisten lassen sich direkt mit wenigen Klicks aus der SharePoint-Oberfläche heraus mit Outlook verbinden. Die Synchronisation ist fortan gewährleistet und die in SharePoint hinterlegten Aufgaben stehen damit auch offline zur Verfügung.

Kalender lassen sich ebenso mit wenigen Mausklicks aus SharePoint in Outlook integrieren und stehen wahlweise als eigener Kalender oder als Kalender-Überlagerung zur Verfügung. Auch diese Daten stehen damit mit Outlook-Bordmitteln offline zur Verfügung.

Zusätzlich lassen sich auch Dokument-Bibliotheken mit Outlook offline nutzen. Der Funktionsumfang ist allerdings nicht ganz so ausgeprägt, wie etwa beim SharePoint Workspace.

SharePoint Workspace

SharePoint Workspace 2010 ist als Offline-Client für SharePoint 2010 konzipiert, der die Inhalte einer SharePoint Site mit dem SharePoint Workspace Client synchronisiert.

Hiermit lassen Dokumentenbibliotheken und SharePoint-Listen offline vorhalten und automatisch synchronisieren, wenn eine Verbindung zum SharePoint-System besteht.

Funktion wie die Versionierung von Dokumenten oder Checkin und Checkout unterstützt der Client ebenfalls. Über den SharePoint Workspace kann auf Dokumente und Listen zugegriffen werden und diese können direkt bearbeitet werden. Eine Synchronisierung erfolgt sobald der Client wieder eine Verbindung zum SharePoint Server hat.

Es lassen sich allerdings nicht alle Inhalt einer SharePoint-Site offline zur Verfügung stellen. Beispielsweise sind SharePoint-Seiten und SharePoint Kalender nicht mit dem SharePoint Workspace synchronisierbar.

OneNote

OneNote-Notizbücher lassen sich wahlweise auf der lokalen Festplatte, einem Netzwerklaufwerk oder in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek speichern.

OneNote fällt im Gegensatz zu den anderen genannten Tools ein wenig aus der Reihe, da hier keine direkte Synchronisierung von SharePoint-Elementen stattfindet, sondern die Verbindung zwischen OneNote und der in SharePoint abgelegten Datei besteht.

Die Synchronisation zwischen OneNote und dem Notizbuch in der SharePoint-Bibliothek kann dabei automatisch oder manuell erfolgen.

Excel-Export

Eine Standardfunktion des SharePoint ist die Möglichkeit Listen per Knopfdruck in Excel zu exportieren. Mit dieser Funktion lassen sich Daten zwar Offline speichern, es besteht jedoch keine direkte Verbindung zur SharePoint-Liste mehr. Änderungen an Daten fließen also nicht mehr zurück.

Der Excel-Export ist damit nur eingeschränkt zur offline Nutzung von Daten geeignet. Aber je nach Anwendungsfall mag es ausreichen, eine solche Kopie offline zur Verfügung zu haben.

Um unterwegs bei fehlender oder schlechter Datenverbindung Daten des SharePoint offline zur Verfügung zu haben, gibt es mit Anwendungen aus der Microsoft Office-Familie eine Reihe von Möglichkeiten. Je nach Einsatzzweck und Datenbestand kommt man mit den genannten Out-of-the-Box Ansätzen oft schon recht weit.