Office 365/SharePoint Online – Aufgaben mit Outlook synchronisieren


Im letzten Jahr hatte ich in dem Blog Artikel SharePoint 2013 – Zentrale Verwaltung persönlicher Aufgaben mit Hilfe der My Site die Dienstanwendung Arbeitsverwaltungsdienst-Anwendung (Work Management Service Application) vorgestellt, welche dafür sorgt, dass alle einem Benutzer zugewiesenen Aufgaben konsolidiert in dem Bereich Aufgaben im Newsfeed/in der My Site des jeweiligen Benutzers dargestellt werden.

In diesem Artikel erwähnte ich ebenfalls, dass mit Hilfe dieser Dienstanwendung auch Outlook (Exchange) Aufgaben aggregiert werden können, wobei dafür in einer On-Premise-Umgebung noch weitere Konfigurationsschritte notwendig sind (http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj554516%28v=office.15%29.aspx).

In diesem Artikel möchte ich kurz beschreiben wie in Office 365/SharePoint Online dafür gesorgt werden kann, dass neben SharePoint Aufgaben auch Outlook (Exchange) Aufgaben in dem Aufgaben Bereich aggregiert werden. Um dies zu realisieren ist keine weitere Konfiguration notwendig, jeder Benutzer kann diese Synchronisierung jederzeit einrichten, allerdings ist dies vielen nicht bekannt, was auch der Anlass für diesen Blog Artikel ist.

Im ersten Schritt muss eine beliebige Aufgabenliste aufgerufen werden, dort befindet sich dann in dem Reiter Liste der Button Mit Outlook synchronisieren.

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Nach dem Klick auf diesen Button erscheint folgender Dialog, welcher mit OK bestätigt werden muss.

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Ab dem Zeitpunkt der Bestätigung findet eine Synchronisation aller SharePoint Aufgabenlisten mit Outlook statt. Bekommt ein Benutzer also eine neue Aufgabe in einer beliebigen SharePoint Aufgabenliste zugewiesen, so erscheint diese Aufgabe automatisch im Bereich Aufgaben in Outlook.

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Außerdem werden Aufgaben, die direkt in Outlook erstellt wurden automatisch im Bereich Aufgaben im Newsfeed/in der My Site des jeweiligen Benutzers dargestellt.

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Letztendlich gibt es nach der Aktivierung der Synchronisation mit Outlook also zwei Orte, an denen alle einem zugewiesenen Aufgaben konsolidiert dargestellt werden, den Bereich Aufgaben in Outlook und den Bereich Aufgaben im Newsfeed/in der My Site. In beiden Orten ist natürlich auch eine Bearbeitung der Aufgaben möglich.

Eine Aktivierung der Synchronisation für alle Benutzer ist nicht möglich, die Entscheidung darüber liegt ganz allein beim Benutzer.

Bild von Jan Von Reith (ehemaliger Mitarbeiter)
Jan Von Reith (ehemaliger Mitarbeiter) Diese Person ist nicht mehr für HanseVision tätig. Alle Artikel des Autors

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