One Drive - Automatische Archivierung unlizenzierter Konten kann Kosten verursachen.

Hintergrund und neue Preise für Archivierung alter OneDrive Konten

Microsoft hat beschlossen, die Richtlinien für unlizenzierte OneDrive-Konten zu ändern. Bisher blieben unlizenzierte Konten unbegrenzt bestehen, aber ab dem 27. Januar 2025 wird eine 93-tägige Frist eingeführt, nach deren Ablauf die Konten archiviert oder gelöscht werden. Diese Archivierung kostet je GB und auch der Zugriff verursacht Kosten, wenn Unternehmen die Daten noch einmal benötigen sollten.¹

Die Änderungen zielen darauf ab, die Nutzung von Cloud-Ressourcen effizienter zu gestalten und Unternehmen zu ermutigen, bessere Datenmanagement- und Governance-Praktiken zu implementieren. Durch die Begrenzung der Aufbewahrungsdauer für unlizenzierte Konten möchte Microsoft sicherstellen, dass Unternehmen ihre Daten regelmäßig überprüfen und unnötige Informationen löschen.

OneDrive - das ändert sich ab Februar 2025

Ein zentrales Problem, mit dem Unternehmen konfrontiert werden könnten, sind Datenverluste. Wenn unlizenzierte OneDrive-Konten nach 93 Tagen archiviert oder gelöscht werden, verlieren Unternehmen den direkten Zugriff auf diese Daten. Um erneut auf die archivierten Daten zugreifen zu können, müssen sie eine Gebühr an Microsoft zahlen. Dies stellt eine doppelte Kostenfalle dar: Unternehmen müssen sowohl für die Archivierung als auch für den erneuten Zugriff zahlen.

Eine Übersicht zu den entstehenden Kosten hat unser Kollege Ragnar Heil in seinem Blog zusammengestellt: Dort finden Sie sogar einen ersten Kosten-Kalkulator.²

Wer ist von den steigenden One Drive-Kosten betroffen?

Besonders größere Unternehmen oder Unternehmen mit einem hohen Reifegrad der M365-Nutzung haben häufig bereits passende Governance-Richtlinien und Einstellungen für die Verwaltung der OneDrive Lizenzen und eigene Archivierungsrichtlinien umgesetzt. Hier kann einfach geprüft werden, ob und wie viele OneDrive Konten von der neuen Policy betroffen sind. Jedes Unternehmen kann einfach im ersten Schritt über das SharePoint Admin Center über Berichte die betroffenen OneDrive-Konten prüfen.

Generell nicht betroffen sind private Nutzende (Home/ Family Subscription), sowie EDU-, GCC- oder DoD-Kunden. Alle anderen Unternehmen sollten hier bis Ende Januar prüfen, ob Sie noch unlizenzierte OneDrive Konten haben.

Wie man die Kosten verhindert - Governance und Einstellung mit M365 Bordmitteln

Generell bieten die Bordmittel genügend Möglichkeiten, um die Governance der OneDrive-Konten zu steuern und eine kostenpflichtige Archivierung zu verhindern. Sofern Sie noch keine (dokumentierte) Governance für OneDrive Accounts haben, sollten Sie sich spätestens jetzt dazu Gedanken machen.

• Klären Sie, wer für die Verwaltung, Überwachung und Sicherung von OneDrive-Konten verantwortlich ist.
• Legen Sie klare Richtlinien für die Nutzung und Verwaltung von OneDrive fest.
• Implementieren Sie Überwachungs- und Berichtstools, um die Nutzung und Sicherheit von OneDrive-Konten zu überwachen.

Unser Empfehlung: Sprechen Sie mit unserer Expertin Claudia Kunath. Sie gibt Ihnen in 20 Minuten einen Überblick und zeigt Handlungsmöglichkeiten auf. Buchen Sie jetzt unverbindlich Ihren kostenfreien Termin für eine kurze OneDrive Beratung. Jetzt zum OneDrive Termin (kostenfreie 20-Minuten) Beratung.

Quellen und weitere Informationen: 1. https://learn.microsoft.com/de-de/sharepoint/unlicensed-onedrive-accounts 2. https://ragnarheil.de/alert-microsoft-365-customers-can-face-hefty-costs-starting-january-27-2025-due-to-unlicensed-onedrive-accounts/