Verträge haben in Unternehmen eine wichtige Bedeutung; egal ob neue Mitarbeitende eingestellt werden, ein Kaufvertrag zustande kommt oder ein Mietvertrag unterzeichnet wird – für sehr viele Bereiche gibt es Verträge, die im besten Fall gut sortiert und somit schnell auffindbar sind. Häufig werden Verträge in großen Aktenschränken abgelegt und eine Sortierung findet bestenfalls alphabetisch z.B. über den nach Namen des Vertragspartners statt. Das führt dazu, dass Verträge über eine umfangreiche Suche gefunden werden müssen – nicht nur raubt dies Zeit, sondern manchmal auch Nerven.
In SharePoint geht das alles sehr viel eleganter. Hier kann von den Vorteilen von Spalten, Meta-Daten und der Online-Speicherung von Dokumenten profitiert werden. Eine solche Lösung wurde durch die HanseVision entwickelt – und das ganze ohne zusätzliche Programmierung. Das bedeutet, dass bei einer Migration zu einer neueren SharePoint-Version keine Herausforderungen zu erwarten sind. Neben den SharePoint-Standard-Mitteln werden Workflows auf Basis von Nintex (alternativ Power Autoamte) verwendet, wodurch Verträge genehmigt werden können und ggf. bei Ablauf von Vertragsfristen geprüft wird, ob Verträge zu erneuern sind.
Ein weiterer Vorteil ist, dass zusätzliche Dokumente zu einem Vertrag hinzugefügt werden können, dass kann die digitale Version eines Vertrags, Begleitdokumente oder vielleicht eine Kündigung sein.
Klingt das interessant? Dann stellen Sie sich vielleicht noch die ein oder andere Frage. Einige haben wir aus unseren Kundengesprächen nachfolgend bereitgestellt.
Abbildung 1: Vertragsmanagement-Lösung der HanseVision
Wer kann Verträge einstellen?
Neue Verträge einstellen können alle Personen, die dazu berechtigt sind. Es ist abhängig vom Kunden zu entscheiden, ob alle Mitarbeitende auf die Anwendung zugreifen dürfen bzw. alle Daten darin sehen dürfen.
Was ist ein Genehmigungsworkflow?
Die Erstellung neuer Verträge bedürfen meist der Prüfung von Spezialisten, etwa was Budgets o.a. angeht. Durch einen solchen Genehmigungsworkflow erhalten die relevanten Personen eine Benachrichtigung mit allen wichtigen Informationen zur Bewertung des Vertrags und der Bitte zur Prüfung und dessen Genehmigung bzw. Ablehnung. Auch von unterwegs könnte durch diese Benachrichtigung ein rudimentärer Vertrag schnell genehmigt bzw. abgelehnt werden.
Was ist ein Fristenworkflow?
Verträge haben eine bestimmte Auslaufzeit, ob es sich hierbei um Monate oder Jahre handelt, kann individuell angegeben werden. So können auslaufende Verträge bereits vor Ende erneuert werden. Um die Erneuerung nicht zu vergessen und um generell eine optimale Übersicht über alle Vertragsfristen zu erhalten, wird eine automatisierte E-Mail an die Verantwortlichen zugeschickt, welche dann über das weitere Vorgehen, etwa die Verlängerung oder das Auslaufen entscheiden.
Wir verwenden eine andere Workflow-Lösung als Nintex/Power Automate. Kann ich die Vertragsmanagement-Lösung dennoch verwenden?
In diesem speziellen Fall ist die Umsetzbarkeit mit unseren Experten zu besprechen und ein individuelles Angebot zu erstellen.
Welche SharePoint-Version benötige ich für die Lösung?
Diese Lösung kann mit SharePoint Online oder SharePoint On Premise umgesetzt werden.
Zusammengefasst, welche Vorteile bietet mir die Ablage von Verträgen im SharePoint?
+ Zentrale Ablage von Verträgen
+ Schnelle Auffindbarkeit von Verträgen mit unterschiedlichsten Suchbegriffen, z.B. Vertragspartner, Vertragstyp, Vertragsersteller, sortiert nach Datum, etc.
+ Neue Verträge können von allen Mitarbeitenden erstellt werden
+ Steigerung der Transparenz bei bestehenden Verträgen
+ Auslaufende Verträge werden nicht vergessen, da ein Workflow die zuständigen Personen daran erinnert
+ Prüfung und Genehmigung von neuen Verträgen werden durch einen digitalen Prozess geleitet und erfolgen durch ausgewählte Experten im Unternehmen
Haben Sie noch weitere Fragen?
Dann kontaktieren Sie uns gerne, um ein individuelles Gespräch zu vereinbaren und Ihnen die Lösung in einer Live-Demo näher vorzustellen.
