Ihr Wissen ist Kapital: So aktivieren Sie es.

Gesucht wird viel, gefunden wird wenig 

Wissensarbeiter verbringen laut McKinsey Global Institute fast ein Fünftel ihrer Arbeitswoche damit, interne Informationen zu suchen oder die richtige Ansprechperson aufzuspüren [1]. Dabei fehlt das Wissen selten. Es liegt nur verstreut: in Dokumentenablagen, Teamräumen und Chats, in ERP-, CRM- und DMS-Systemen und vor allem in den Köpfen erfahrener Kolleginnen und Kollegen.

Grafik 1: Quellen verbinden, Zugriff steuern, Use Cases bedienen 

KI verbindet, was bisher getrennt war

Genau hier setzt moderne KI an. Statt Suchbegriffe in fünf Systeme einzutippen, stellen Mitarbeitende eine Frage in natürlicher Sprache und erhalten eine Antwort mit Quellenangabe, zusammengeführt aus allen angebundenen Quellen. Das Beste daran: Die Grundlage ist in den meisten Unternehmen schon vorhanden, nämlich die Arbeitsplattform, auf der täglich Dokumente entstehen, Teams zusammenarbeiten und E-Mails laufen. Über Konnektoren kommen Fachsysteme hinzu. Darauf aufbauend unterstützen KI-Assistenten im Arbeitsalltag, spezialisierte Agenten übernehmen klar umrissene Aufgaben wie Onboarding oder Kundenservice, und wo Standardwerkzeuge nicht reichen, entstehen eigene Lösungen auf derselben Datenbasis. 

Das Ergebnis: schnellere Analysen, fundiertere Entscheidungen und mehr Zeit für Aufgaben, die echte Expertise erfordern. Die Unternehmen haben das erkannt. Laut Bitkom setzen inzwischen 57 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI ein; im internen Wissensmanagement hat sich der Einsatz binnen eines Jahres von 11 % auf 22 % der KI-Nutzer verdoppelt [2].

Die Schattenseite: Datenschutz, Sicherheit und Governance 

Bei aller Euphorie gilt: Eine KI, die alles findet, findet auch, was niemand finden sollte. KI-Assistenten halten sich an bestehende Berechtigungen, doch genau die sind in vielen Umgebungen über Jahre gewuchert: zu weit gefasste Freigaben, offene Links, verwaiste Teamräume. Was früher tief in der Ordnerstruktur verborgen blieb, liefert die KI nun auf Nachfrage. In einer Gartner-Umfrage verschoben 40 % der Unternehmen die Einführung ihres KI-Assistenten wegen solcher Oversharing-Risiken um drei Monate oder mehr [3]; laut einer CoreView-Studie haben 2026 sogar zwei Drittel ihren Rollout verzögert oder gestoppt [4]. Auch hierzulande nennen KI-Nutzer Datenschutzanforderungen als größte Hürde (66 %), vor rechtlicher Unsicherheit (56 %) [2]. Dazu kommen DSGVO, Mitbestimmung, der EU AI Act [5] und in regulierten Branchen weitere Vorgaben wie DORA. 

Die gute Nachricht: Die Werkzeuge, um diese Risiken zu beherrschen, sind in vielen Unternehmen bereits lizenziert, von Identitäts- und Zugriffsmanagement über Vertraulichkeitsbezeichnungen und Data Loss Prevention bis zu Berichten über überteilte Inhalte. Entscheidend ist, sie vor dem KI-Start einzusetzen, nicht danach. 

Grafik 2: Ausgewählte Kennzahlen, Quellen siehe unten 

Richtig aufgesetzt: eine Antwort auf Fachkräftemangel und demografischen Wandel 

Der Handlungsdruck wächst. Laut Institut der deutschen Wirtschaft schrumpft die Erwerbsbevölkerung bis 2036 durch den Renteneintritt der Babyboomer um rund 4,3 Millionen Arbeitskräfte [6]; bereits 2029 könnten rund 723.000 Fachkräfte fehlen [7]. Mit jedem Abschied geht Erfahrungswissen verloren. Eine gepflegte, KI-erschließbare Wissensbasis sichert dieses Wissen, verkürzt die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und gibt der Organisation das Tempo, das sich schnell ändernde Märkte verlangen. 

Technik allein reicht dafür jedoch nicht: 59 % der KI-nutzenden Unternehmen schöpfen das Potenzial nach eigener Einschätzung überhaupt nicht aus [2]. Den Unterschied machen ein klarer Use Case, bereinigte Quellen, Governance von Beginn an und Mitarbeitende, die wissen, was sie mit der KI anfangen können.

Grafik 3: Klein starten, Governance von Anfang an mitdenken, dann skalieren 

Live erleben: SmartAutomate Day am 5. November 2026 

Wie Sie aus Ihrem Unternehmenswissen eine sichere, KI-fähige Wissensbasis formen, zeigen wir auf dem SmartAutomate Day am 5. November 2026 in Hamburg. Statt Folienschlacht erwarten Sie Praxis:

• Live-Demos: von der verstreuten Ablage zur Antwort mit Quellenangabe
• Governance zum Anfassen: Berechtigungen und Datenschutz vor dem KI-Start in den Griff bekommen
• Erfahrungen aus Projekten
• Austausch mit Expertinnen und Experten zu Ihren eigenen Use Cases

Sichern Sie sich Ihren Platz!

Quellen

1. McKinsey Global Institute (2012): The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies. mckinsey.com
2. Bitkom (14.09.2026): Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI, Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten. Pressemitteilung · Präsentation (PDF)
3. Gartner-Umfrage unter 132 IT-Verantwortlichen (Juni 2024), berichtet in Computerworld (27.09.2024): Microsoft 365 Copilot rollouts slowed by data security, ROI concerns. computerworld.com
4. CoreView (2026): State of Microsoft 365 Security and Governance, 279 Befragte, berichtet in IT Brief. itbrief.news
5. usd AG: KI-Omnibus – Was ändert sich am EU AI Act und damit für Unternehmen? usd.de
6. Institut der deutschen Wirtschaft (Juni 2026): Babyboomer in Rente: Bis 2036 fehlen 4,3 Millionen Arbeitskräfte. iwkoeln.de
7. Institut der deutschen Wirtschaft, Arbeitsmarktfortschreibung bis 2029, berichtet von epd (07.09.2026). evangelisch.de