Wie läuft eigentlich Messaging Migration nach Exchange?

Die HanseVision kann auf über 20 Jahre Erfahrung im Bereich von Messaging Migrationen zurückgreifen. Dies gilt gleichermaßen für den Aufbau von Exchange Online, Exchange Hybrid oder Exchange OnPrem Lösungen im gehobenen Mittelstand oder im Enterprise Umfeld. Das Migrations-Team hat sich hierbei auf Migrationen von Messaging Lösungen wie Domino/Notes, Groupwise, Exchange zu Exchange oder zum Beispiel G Suite in die Microsoft Welt spezialisiert. Somit kennen wir die Ausgangslage und Funktionsweise der Systeme sehr gut und können unsere Kunden in Bezug auf die Veränderung ausführlich beraten und schulen.

Im Rahmen der vielen Migrationsprojekte wurde unser Migration Framework entwickelt, das nicht nur die reine Datenmigration bzw. die Technik betrachtet, sondern viele weitere Teilbereiche die notwendig sind, um eine Umstellung auf ein neues Messaging System erfolgreich zu gestalten.

Wenn wir uns heute über die Einführung des modernen Arbeitsplatzes unterhalten, sollten wir nicht nur den Fokus auf eine reine Datenmigration legen bzw. eine „Eins zu Eins Umsetzung“ anstreben. Hier ist der gesamtheitliche Blick gefragt. Aus Erfahrung wird meist bei Cloud Projekten die Ablösung der vorhandenen Messaging Lösung als Quick Win angesehen. Das ist legitim unter der Beachtung aller weiteren M365 Services und es stellt sich klar raus: Der erste Service, der überführt bzw. eingeführt wird, muss sehr viel Basisarbeit leisten. Dies fängt schon bei den natürlichen und technischen Identitäten an und endet im Bereich Security.

Wir müssen uns heute unterschiedlichen Herausforderungen bei der Einführung von M365 Services stellen:

• Klärung der Ausgangslage. Welches Messaging System wird eingesetzt? Wie wird es eingesetzt? Was sind die wichtigen Funktionen, z.B. starker Anteil verschlüsselte Elemente, Einsatz von Applikationen, Welche Mobile Device Management Lösung wird eingesetzt? etc.
• Migration Software. Es ist die geeignete Auswahl der Migration Software für das Migrationsszenario zu treffen. Hier gibt es elementare Unterschiede, die zu beachten sind.
• Big Bang oder Koexistenz. Wird eine einfache oder komplexe Koexistenz benötigt? Lässt sich eine komplexe Koexistenz z.B. durch ein Big Bang Migrationsszenario vermeiden, und somit Kosten einsparen?
• OnPrem, Cloud oder Hybrid. Wie sieht die Netzwerk-Infrastruktur aus? Ist diese zum Beispiel für einen Cloud Betrieb ausgerichtet?
• DSGVO. Wie sieht es mit Datenschutz-Themen aus?
• Lifecycle-Prozesse. Wie sieht die Organisationsstruktur und die Lifecycle-Prozesse z.B. für Identitäten und technischen Objekten aus? Wie sehen die Eintritts-, Änderungs- und Austrittprozesse aus?
• Support. Wie ist der Support aufgestellt z.B. national oder international?
• Optimierungen. Welche Optimierungen können erfolgen, z.B. welche Self Services können implementiert werden um Kosten im Bereich Support und Betrieb zu senken.
• HyperCare. Wie können wir das Projekt und z.B. den Support durch Kommunikations- bzw. HyperCare Maßnahmen unterstützen?
• User Adoption. Wie holen wir den Menschen ab? Wie halten wir Standards ein?
• Applikationen. Welche Domino-Applikationen können mit Standard Bordmitteln Exchange/M365 oder Add on Tools abgebildet werden? 
• Betrieb. Wie wird der Betrieb sichergestellt?

Fragen über Fragen. Aus diesem Grunde ist es wichtig strukturiert, d.h. vom Groben ins Feine, und mit einem klaren Projektauftrag die Umsetzung zu starten.

Messaging Migration ist häufig der wesentliche Treiber bei der Einführung des Modern Workplace. Nachfolgend geben wir Ihnen einen tieferen Einblick in die Messaging Migration der HanseVision.

Die meisten unserer Kunden haben die ähnlichen Herausforderungen. Sie sind

• in den letzten Jahren stark gewachsen,
• wollen eine Modernisierung des digitalen Arbeitsplatzes einführen, um New Work mit entsprechenden Homeoffice Möglichkeiten zu ermöglichen,
• bei vielen läuft die Messaging Lizenz oder Hardware aus und sie wollen eine Ablösung,
• Kunden möchten dazu eine strategische Unterstützung und alles aus einer Hand,
• einen bestmöglichen Security Schutz, bei gleichzeitig
• verteilten Lokationen sowohl national oder weltweit
• und sie möchten ihre Mitarbeiter mitnehmen (People enablement/User Adoption), um mit den neuen Arbeitsumgebungen maximal produktiv zu sein.

 Am Beispiel der BHS Corrugated zeigen wir typische Herausforderungen unserer Kunden.

Die BHS Corrugated Maschinen- und Anlagenbau GmbH ist als führender Lösungsanbieter in der Wellpappenindustrie im letzten Jahrzehnt stark gewachsen. Nicht nur am Hauptstandort des Unternehmens in Weiherhammer, sondern an allen Standorten weltweit kamen neue Mitarbeitende hinzu.

BHS Corrugated klärte für dieses Projekt zunächst intern, welche Strategien und Ziele das Unternehmen langfristig mit den digitalen Arbeitsplätzen verfolgen will. Klar war: Microsoft 365 sollte die bisher eingesetzten Tools komplett ersetzen und damit sollten neue Kommunikationswege sowie eine innovative Zusammenarbeit entstehen. Wichtig war BHS Corrugated außerdem, bei der Umstellung die Kommunikation und den Mail-Verkehr zu keiner Zeit einzuschränken. Von Beginn an wollte das Unternehmen alle Kolleg:innen in das Projekt involvieren. Die Fachbereiche, die IT, der Betriebsrat und der Fachbereich Datenschutz und Datensicherheit sollten ihre Blickwinkel unbedingt einbringen und gemeinsam das Projekt ausarbeiten.

Umsetzungsbausteine der Kundenanforderungen

Projektsetup – Klare Rollen und Verantwortlichkeiten

Einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren eines Projektes ist das Projektsetup und die Spielregeln im Projekt. Die Projektvorgehensweise wird klassisch nach dem Wasserfall-Modell nach Handlungssträngen durchgeführt, d.h. Bedarfsanalyse -> Konzeption -> Engineering -> Implementierung -> Betriebsübergabe. In mehreren Workshops werden im ersten Schritt die technischen und organisatorischen Anforderungen herausgearbeitet und in Kann-, Muss- und Soll-Anforderungen zusammengefasst. Erst nach genauer Festlegung und Bewertung wird mit der Erstellung der Grobkonzepte und Feinkonzepte durch die HanseVision begonnen. Nach der Kundenabnahme werden die fachübergreifenden Anforderungen aufgenommen und mit den Schnittstellen der anderen Teilprojekte abgestimmt. Dies ist sehr wichtig, um Auswirkungen von Veränderungen in einem Teilbereich mit den anderen Teilbereichen abzustimmen. Von wesentlicher Bedeutung ist die Erstellung der Schnittstellenmatrix und Risikomatrix. Diese erfolgt in einer vorgelagerten Phase mit unseren Standard Paket „High-Level-Konzept Lotus Notes Migration nach Exchange“ zum Festpreis und wird während des Projektverlaufes kontinuierlich ergänzt. Nähere Informationen hierzu finden Sie hier.

Dadurch kann sichergestellt werden, dass alle Schnittstellen beachtet werden; sowie Best Practice Ansätze vorgestellt und schnellstmöglich beschlossen werden. Durch eine schnelle Beschlussfassung können die vielen Unbekannten und Abhängigkeiten aufgelöst werden. Für die Abhängigkeiten innerhalb des Teilprojektes Migration ist der Migration-Architekt/Projektleiter zuständig. Für die Abstimmung der Abhängigkeiten über das Projekt „Messaging Migration“ hinaus der M365 Architekt.

Migrations-Projekten wird dadurch seine enorme Komplexität genommen und Teilprojekte gelingen problemlos und ohne Ausfall. Durch die klaren Rollen, Verantwortlichkeiten und den Blick auf das Ganze können kurze Projektzeitrahmen eingehalten werden.

Migration Framework – Gesamtheitliche Betrachtung

Die HanseVision kann auf eine über 20 Jahre Erfahrung im Bereich von Messaging Migration und Messaging Infrastrukturen zurückgreifen. Aus dieser Erfahrung heraus ist ein Migration Framework und die strukturierte Vorgehensweise entstanden, die kontinuierlich optimiert wurde. Hierbei setzen wir seit Beginn an auf die Produkte von Quest. Durch eigene Assessment Tools und Definition von Hausaufgaben realisieren wir, dass in die neue Welt auch nur das mitgenommen wird, was auch zukünftig benötigt wird.

Unsere Vorgehensweise wird durch das Migration Framework und Migration-Checkliste unterstützt. Dies mit dem Ziel Abhängigkeiten aufzuzeigen und natürlich auch um alles zu berücksichtigen.

Unser Migration Framework enthält als wesentliche Hauptpunkte, die Betrachtung Netzwerk (Regelbetrieb und Rückreplikation), Verzeichnisse und Provisionierungsprozesse, Routing (einfaches Routingmodell oder Koexistenzmodell), Migration (Migrationsszenario, Migrationsmodelle, Migrationsparameter), Security (Baseline Security, Advanced Security Settings, E-Mail Security), Schnittstellen inklusive Risikoanalyse, HyperCare (InfoCenter, Schulungs- und Supportmaßnahmen). Bei fast allen Themen stellen wir die Best Practices vor und entscheiden gemeinsam.

Gerade dieser gesamtheitliche Blick und Best Practice Ansatz wird von unseren Kunden sehr geschätzt. Hierbei spielt es keine Rolle, ob wir von Domino nach Exchange migrieren oder andere Messaging Systeme wie GMail, Groupwise, usw. nach Outlook überführen. Durch das Migration Framework nehmen wir unsere Kunden mit einer 360 Grad Sicht nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch vollständig an die Hand. Hierzu gehört ebenfalls der Faktor Mensch. Den gesamtheitlichen Ansatz führt die HanseVision nicht nur bei Messaging Migration, sondern bei jeglichen Technologiewechseln durch.

Kommunikation – HyperCare Phase

Von wesentlicher Bedeutung für den Erfolg eines Projektes ist die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten und den End-Anwendern. Nicht nur die sprachlichen und kulturellen Unterschiede können eine Herausforderung darstellen, sondern auch die benötigten Informationen gezielt und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen. Dazu wird mit allen Projektbeteiligten eine Kommunikationsstrategie ausgearbeitet und umgesetzt. In der Hypercare Phase werden die Mitarbeiter rundum betreut.

Die HanseVision begleitet die Mitarbeitenden ihrer Kunden beim Technologiewechsel. Die lokalen IT-Fachkräfte werden rechtzeitig und intensiv auf die neuen Gegebenheiten geschult und in das Projekt mit eingebunden. Neben den Kommunikationsregeln innerhalb des Projektes werden für die Endanwender Benutzertrainings – Key User und Quicktraining – aufgesetzt und angeboten. Des Weiteren können Arbeitsanleitung, FAQ´s, Videos in einen InfoCenter bereitgestellt werden. Mit dem InfoCenter hat der Benutzer einen Einstiegspunkt, um alle Informationen rund um den neuen E-Mail Client aufzufinden. Dies nach speziellen Themen oder Use Cases für bestimmte Zielgruppen. So gelingt der Umstieg nicht nur technisch, sondern auch direkt bei den Menschen im Umgang mit dem Mailprogramm.

Wie wir ein Migrationsprojekt in der Praxis umsetzen, zeigen wir am Beispiel von BHS Corrugated.

Fazit

Für die meisten Mitarbeitenden unserer Kunden stellt der Technologiewechsel von einem anderen Mail Server auf Exchange Server und Outlook Client eine größere Herausforderung und Veränderung dar. Für den Projekterfolg ist es sehr wichtig die Projektmitarbeitenden gezielt und richtig einzusetzen. Ein hoher Informationsaustausch auf Augenhöhe und die Schaffung von Standards tragen zum Erfolg des Projektes bei. Durch die langjährige Erfahrung kann die HanseVision den Kunden in kürzester Zeit und sicher durch das Projekt führen. Wir als HanseVision verfolgen den Ansatz „Zero Impact“. Dabei haben wir das Ganze im Blick und arbeiten vom „Groben ins Feine“. Wir beginnen generell mit unserem High Level Konzept. Das High Level Konzept ist so ausgelegt das alles erfasst wird und schon grobe Lösungsvorschläge und die Arbeitspakete aufgestellt werden.

Wir sind erst dann zufrieden, wenn Sie als Kunde zufrieden sind. So, wie unser Kunde BHS Corrugated:

Einen Überblick über das gesamte Projekt und Kundenfeedback finden Sie hier.