Microsoft Copilot: Etabliertes Vorgehen zur Einführung

Microsoft 365 bietet mit Tools wie Teams, OneDrive und Co. eine Vielzahl von Anwendungen, die Mitarbeitende bei der Kommunikation und Zusammenarbeit in Organisationen in modernen Arbeitsweisen unterstützt. Währenddessen ist Microsoft Copilot ein virtueller Assistent, der auf künstlicher Intelligenz der nächsten Generation basiert und dabei Daten aus den Microsoft 365-Apps nutzt. Mit Microsoft Copilot können Mitarbeitende in natürlicher Sprache Aufgaben stellen, die der Assistent erledigt, z. B. Informationen zusammenfassen, Termine vereinbaren, Dokumente erstellen oder Präsentationen vorbereiten. Der Copilot beachtet dabei die Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens und arbeitet nur mit Daten, auf die Ihre Mitarbeitenden zugreifen dürfen.
Microsoft Copilot erleichtert so die Einarbeitung in neue Tools, spart Zeit bei Routineaufgaben, verbessert die Qualität der Ergebnisse und fördert die Kollaboration. Gleichzeitig ist er kein Ersatz eines Mitarbeitenden, sondern vielmehr ein Sparrings Partner, der Mitarbeitende dabei unterstützt produktiver und effizienter zu arbeiten. 

Microsoft Copilot implementieren: Die Relevanz von Changemanagement & User Adoption 

Doch wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden das volle Potenzial aus Microsoft Copilot herausholen und die Vorteile für Ihr tägliches Arbeiten erkennen? Wie können Sie den Wandel begleiten und die Akzeptanz dieser neuen Technologie fördern?
Microsoft 365 Copilot ist zweifellos faszinierend, aber die Einführung geht weit über die technische Bereitstellung der Software oder den Kauf von Lizenzen hinaus. Es geht um den Wandel von Denkweisen, Arbeitsgewohnheiten und ja sogar der gesamten Unternehmenskultur. Denn Microsoft 365 Copilot ist eine innovative Lösung, die die Art und Weise, wie wir arbeiten, revolutionieren wird. Doch selbst das fortschrittlichste Navigationssystem ist nutzlos, wenn die Crew nicht fähig ist, dieses sinnvoll einzusetzen. Hier kommen Changemanagement und User Adoption ins Spiel. 

Microsoft Copilot: Abflug zur Veränderung - Mit Changemanagement und Einführungsplan sicher landen

Mit der richtigen Change-Strategie und passgenauen Werkzeugen, um die Flugroute zu bestimmen, die Crew zu schulen und gewohnte Pfade zu verlassen, entscheiden Sie darüber, ob Microsoft Copilot sein volles Potenzial in Ihrer Organisation entfalten kann. Aus unserer Erfahrung sollten Sie folgende Schritte bei der Einführung von Microsoft Copilot beachten: 

Den Flugplan studieren! Starten Sie mit einer intensiven Analysephase: Identifizieren Sie die Bedürfnisse, Erwartungen und Herausforderungen Ihrer Mitarbeitenden im Umgang mit Microsoft 365 und Copilot. Definieren Sie Ziele, Erfolgskriterien und Kennzahlen für Ihr Einführungsprojekt. Es empfiehlt sich den virtuellen Assistenten auch nicht in allen Microsoft 365 Applikationen gleichzeitig zu testen und zu pilotieren, sondern vorab eine Auswahl zu treffen (z.B. Microsoft Teams und Office Anwendungen).

Flugrouten und -zeiten rechtzeitig kommunizieren! Change-Kommunikation ist essenziell: Ein zentraler Aspekt des Changemanagements ist die Schaffung eines offenen und veränderungsbereiten Mindsets in der Belegschaft. Mitarbeitende sollten nicht nur als passive Empfänger:innen betrachtet werden, sondern aktive Gestalter:innen des Veränderungsprozesses sein. Informieren Sie daher Ihre Mitarbeitenden frühzeitig und regelmäßig über den Nutzen und die Vorteile von Microsoft Copilot und erklären Sie, wie er ihre Arbeit erleichtern kann. Nutzen Sie verschiedene Kanäle und Formate, um Ihre Botschaft zu vermitteln und Feedback einzuholen.

Erste Testflüge unternehmen! Pilotphase starten: In ersten Testläufen wird Microsoft Copilot von ausgewählten Mitarbeitenden - den Early Adoptern, auf „Herz und Nieren“ getestet, um praxisnahe Erfahrungen zu sammeln. Die Early Adopter sind dabei eine kleine Gruppe freiwilliger Mitarbeitender, die offen für neue Technologien sind und Lust haben die Funktionen von Copilot zu erkunden. Durch die enge Zusammenarbeit mit Early Adoptern in der Pilotphase können Sie wertvolle Einblicke gewinnen, um die User Adoption im gesamten Unternehmen erfolgreich zu gestalten.

Die Crew onboarden! Championsprogramm etablieren: Ein erprobtes Vorgehen bei der Einführung einer neuen Technologie ist die Identifikation und Befähigung von Champions unter den Mitarbeitenden. Dabei handelt es sich um Gruppen von Freiwilligen, die Microsoft Copilot vorab testen und ausprobieren und als Multiplikator:innen und Vorbilder für ihre Kolleg:innen fungieren. Die Champions können dabei wertvolles Feedback zu Microsoft Copilot geben, Fragen beantworten, Tipps teilen und Best Practices aufzeigen. Die Anzahl der Champions ist meist größer als die der Early Adopter. Sie fungieren in ihrer Rolle als Botschafter:innen für Microsoft Copilot und fördern so die Akzeptanz und Begeisterung für das neue Tool in der gesamten Organisation.

Flugstunden anbieten! Training & Begleitung der Crew: Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden verschiedene Lernangebote an, um ihnen die Nutzung von Microsoft Copilot zu erleichtern. Dazu können z. B. Onlinetrainings, Lernvideos, FAQs, Tipps und Tricks oder Coachings gehören. Berücksichtigen Sie dabei die unterschiedlichen Lernstile und Vorkenntnisse Ihrer Zielgruppen. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden bei der Umsetzung des Gelernten in die Praxis und motivieren Sie sie, Microsoft Copilot in ihrem Arbeitsalltag regelmäßig zu verwenden. Seien Sie offen für Fragen, Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Messen Sie den Erfolg Ihres Projekts anhand der definierten Kennzahlen und feiern Sie die erreichten Meilensteine.

Den Flugschein machen! Prompting, Prompting, Prompting: Einen signifikanten Anteil der Trainingsmaßnahmen rund um Microsoft Copilot sollten Sie dem Thema Prompting widmen. Prompts sind die Art und Weise Microsoft Copilot zu bitten etwas zu tun. Prompting bezeichnet dabei die Fähigkeit, auf die Vorschläge und Hinweise von Microsoft Copilot zu reagieren und diese anzunehmen oder abzulehnen. Prompting erfordert eine gewisse Aufmerksamkeit, Flexibilität und Lernbereitschaft von den Nutzer:innen, die sich mit Microsoft Copilot vertraut machen und dessen Potenzial erkennen sollen. Um diese Fähigkeit zu fördern, sollten Sie Ihre Mitarbeitenden sensibilisieren, schulen und coachen, wie sie mit Microsoft Copilot interagieren können.

Eine Copiloten Community etablieren! Schaffung einer Austauschplattform: Ermöglichen Sie einen (digitalen) Raum, in dem Mitarbeitende ihre Erfahrungen teilen, Best Practices weitergeben und Herausforderungen besprechen können. Diese Community fördert den Wissensaustausch und stärkt den sozialen Zusammenhalt im Unternehmen während des Einführungsprozesses. Durch die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Erfahrungen zu teilen, entsteht eine unterstützende Umgebung, die die User Adoption positiv beeinflusst. Die Community wird somit zu einem entscheidenden Instrument, um die Einführung von Microsoft Copilot zu erleichtern, Hindernisse zu überwinden und eine kollaborative Kultur im Umgang mit Microsoft Copilot zu fördern.

Fazit: Bei der Einführung von Microsoft Copilot mit Changemanagement das volle Potenzial ausschöpfen

Wenn Sie Microsoft Copilot mit einem professionellen Changemanagement- und User-Adoption-Projekt einführen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden die neuen Möglichkeiten von Microsoft Copilot ausschöpfen und ihre Arbeit effizienter, kollaborativer und kreativer gestalten.

Gern begleiten wir Sie auf dieser spannenden Reise und erkunden mit Ihnen gemeinsam die Möglichkeiten von Microsoft Copilot. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Angebot.