So klappt es mit Microsoft Power Platform: Diese Ressourcen benötigen Unternehmen

Welche Herausforderungen können mit Microsoft Power Platform in der Realität aufkommen?

In unserem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die spannende Welt der Citizen Developer und wie Fachbereiche von der Microsoft Power Platform profitieren können. In Teil 1 habe ich die Idee von Microsoft aufgezeigt, dass praktisch auch außerhalb der IT Mitarbeitende die Power Platform nutzen. Dazu sind wir der der Frage nachgegangene, ob das jede:r kann. Nachdem klar ist, welche Skills die Citizen Developer mitbringen sollten, zeige ich heute Ansätze, wie der Ansatz in Unternehmen gelingen kann.  In diesem Artikel werden die Herausforderungen beleuchtet, ich zeige einige praxisnahe Einsatzszenarien und gebe Einblicke in bewährte Konzepte für eine erfolgreiche Einführung. 

Die Möglichkeit einfache Workflows zu bauen und kleinere Prozesse zu digitalisieren soll mit der Microsoft Power Platform auch in den Fachbereichen gelingen. Entscheiden sich Mitarbeitende dazu, dass sie sich mit dem Thema befassen möchten, liegt es am Unternehmen sie zu befähigen. 

Fachbereiche als Citizen Developer - Wie kann das überhaupt klappen?

Nehmen wir an, dass die Citizen Developer (CD) eine Schulungsmaßnahme zur Befähigung als CD für die Microsoft Power Platform erhalten haben und in der Theorie auch die zuvor beschriebenen Voraussetzungen mitbringen. Aus den Erfahrungen, die wir als HanseVision in den letzten Jahren gesammelt haben, können wir ganz klar sagen, dass diese Form der Einführung allein nicht ausreichen wird. Ich würde sogar sagen, dass es fatal wäre, das Thema User Enablement für CD an dieser Stelle als abgeschlossen zu betrachten. Aber warum ist das so?

Versetzen wir uns in die Lage eines fiktiven CD. Als Beispiel nehmen wir die Aufgabe, einen Genehmigungsprozess für die Beantragung eines Firmenwagens zu erstellen. Der erste Schritt besteht darin, eine Vorgehensweise zu entwickeln, um diesen Prozess in Form einer Power Automate Workflow-Lösung zu implementieren.  Als CD muss ich mir zunächst überlegen, wie der Prozess genau aufgebaut ist:

• Welche Parteien sind zu welchem Zeitpunkt in den Prozess involviert?
• Wie genau wird der Prozess ausgelöst?
• Wer kann den Prozess auslösen? 
• Weitere prozessrelevante Fragestellungen (zentrales Qualitätsmanagement, Richtlinien, Vertretung, Dokumentation...)

Nehmen wir nun an, dass der Prozess aus fachlicher Sicht vollständig skizziert wurde. Es sollte ein klareres Bild des Prozesses bestehen. Die Aufgabe des CD besteht nun darin, das Prozessschema in die technische Umsetzung zu übersetzen. Er/sie muss sich nun mit neuen Fragen auseinandersetzen:

1. Woher bekomme ich meine Daten?
2. Welche Daten (Metadaten) muss ich in meinem Prozess berücksichtigen?
3. Wie fasse ich diese Metadaten in einem sinnvollen Konstrukt zusammen (Datenbankmodell)?
4. Welche Microsoft Power Platform Konnektoren muss ich in meinem Workflow berücksichtigen? 
5. ...

Und spätestens hier sollte allen Beteiligten klar sein, dass die eingangs erwähnte Leichtigkeit, mit der z.B. ChatGPT es beschreibt: „Diese Plattformen ermöglichen es Menschen, Anwendungen zu entwickeln, ohne tiefe Einblicke in die Details der Programmierung haben zu müssen“, stark hinterfragt werden muss. Kann das Unternehmen sicherstellen, dass der Workflow zum Ziel führt? Werden die richtigen Daten verarbeitet? Wie kann diese Form der Entwicklung in das Tagesgeschäft der Mitarbeitenden integriert werden? Wie viel Zeit muss für diese Tätigkeit aufgewendet werden? Hat eine solche Einführung  Auswirkungen auf die Organisation und die Funktion der Mitarbeitenden? 

Wie Sie sehen, ergeben sich bei einer näheren Betrachtung dieser Thematik viele Fragen, die es zu berücksichtigen gilt. Zum Schutz Ihrer eigenen Mitarbeitenden, Ihrer IT, aber auch Ihres gesamten Unternehmens empfehlen wir Ihnen ein durchdachtes Konzept für die Etablierung von CD. Denn Mitarbeitende und IT machen das nicht „mal eben nebenbei“. Für die Befähigung der Mitarbeitenden empfehlen wir neben den Schulungsmassnahmen eine kontinuierliche Begleitung und Unterstützung. In diesem Begleitprozess sollten die Anforderungen an Security & Governance stets eingehalten und die Lösung nachhaltig und übersichtlich dokumentiert werden. Insbesondere für mögliche Change Request Szenarien sollte den Verantwortlichen klar sein, was genau an welcher Stelle angepasst werden muss und welche Auswirkungen dies auf den Prozess, die Usability und das Ergebnis hat.

Stellen Sie sicher, dass Sie auf die Frage, was nach der Umsetzung der Lösung passiert, eine Antwort haben. Wer reagiert auf potenziell auftretende Bugs? Wer trägt in welchem Maße die Verantwortung für den Betriebssupport?

Auch wenn wir über die Power Platform als Low-Code-/ No-Code-Plattform sprechen, müssen Sie sicherstellen, dass die Verantwortung für den Betrieb nachhaltig und langfristig gesichert ist. Es besteht die Gefahr, dass eine oder mehrere Schatten-ITs entstehen, wenn diese Maßnahmen bei der Einführung nicht berücksichtigt werden. HanseVision empfiehlt daher eine strukturierte und klar definierte Einführung und Vorgehensweise im Umgang mit der Power Platform.

Sinnvolle Einsatzszenarien für Use Cases die durch Citizen Developer umgesetzt werden können

Trotz der genannten Überlegungen halten wir den Einsatz von CD für sinnvoll. Denn es sind vor allem die alltäglichen Prozesse, die eine/n CD beschäftigen und in gewisser Weise auch stören können. Mit Hilfe der Microsoft Power Platform und möglichen Leuchtturmprojekten können Sie und Ihre CD so genannte „Quick-Wins“ erzielen, um Arbeitsabläufe zu verbessern und Effizienzsteigerungen zu erzielen. An dieser Stelle möchten wir Ihnen einige Beispiele vorstellen und aus unserer Erfahrung erläutern, welche Use Cases als sinnvolle Einsatzszenarien der Microsoft Power Platform für ein/e CD angewendet werden können.

Genehmigungs-Workflows

Die Möglichkeit, einfache Genehmigungsprozesse zu erstellen, bei denen Dokumente oder Anfragen verschiedene Stufen durchlaufen, ermöglicht eine effektivere Steuerung von Freigaben. Dazu wird lediglich eine Datenquelle benötigt, in der die Informationen (Listenelemente, Datenelemente oder Dokumente) gespeichert und mit Metadaten klassifiziert werden, um die Logik für einen definierten mehrstufigen Genehmigungsprozess aufzubauen. Power Automate bietet hierfür einen sehr guten Baustein (Konnektor), der standardmäßig im Low-Code/No-Code Stil konfiguriert werden kann.

Nach der gleichen Logik funktionieren auch die Urlaubsanträge: Mit individuell entwickelten Prozessen können Urlaubsanträge einfach erfasst und genehmigt werden, wodurch der administrative Aufwand für den Urlaub der Mitarbeitenden reduziert wird. Urlaubsanträge erfordern häufig einen mehrstufigen Genehmigungsprozess und können daher ideal mit dem Genehmigungskonnektor abgebildet werden. Je nach Ausprägung sind weitere Rahmenbedingungen wie Antragsverfolgung und -benachrichtigung erforderlich.

Beschwerdemanagement

Citizen Developer können den Weg für ein reibungsloses Beschwerdemanagement ebnen, indem sie Lösungen entwickeln, die Kundenbeschwerden von der Erfassung bis zur Eskalation verfolgen. Die Basis dafür kann beispielsweise eine Liste sein. Die eingegangene Kundenbeschwerde kann dann in ihre Bestandteile zerlegt werden (z.B. Kunde, Leistung, Ansprechpartner etc.). Diese Metadaten erleichtern die Übersicht und Nachvollziehbarkeit der eingegangenen Beschwerden. Im Idealfall sollte Ihre Liste überschaubar bleiben.

Bestellungsmanagement: Alternativ kann der Use Case des Beschwerdemanagements in einen Bestellverarbeitungsprozess umgewandelt werden. Der Eingang von Kundenbestellungen kann mit Hilfe von Power Automate erfasst und in einer gewünschten Liste oder Datenbank gespeichert werden.

Sales-Anfragen: Durch die Etablierung von Prozessen zur Verwaltung von Vertriebsanfragen können Citizen Developer sicherstellen, dass Anfragen korrekt erfasst und den richtigen Teams zugewiesen werden.

Dies sind nur einige Beispiele für die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von Citizen Developern, die wir bei unseren Kunden erleben und begleiten durften. Wir möchten jedoch darauf hinweisen, dass bei komplexeren Anforderungen in Projekten oder bei Projekten mit sensiblen Daten eine professionelle Unterstützung empfehlenswert ist, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Citizen Developer können jedoch zweifellos eine wertvolle Ergänzung auf der Suche nach effizienteren Geschäftsprozessen mit Hilfe der Microsoft Power Platform sein.

Wie gehen Sie mit dem Thema Citizen Developer um? Haben Sie bereits Mitarbeitende, die als CD in Ihrem Unternehmen tätig sind? Sie nutzen bereits die Microsoft Power Platform, denken aber, dass es noch mehr Möglichkeiten gibt? Sprechen Sie mit uns! Gemeinsam mit Ihnen entwickeln  wir eine für Sie und Ihr Unternehmen optimale Lösung.  Wir erarbeiten mit Ihnen Ihre maßgeschneiderte Einführung der Microsoft Power Platform und erstellen ein Konzept für alle Anforderungen, die mit der Microsoft Power Platform abgedeckt werden können. 
Sie sind sich noch nicht sicher, ob die Microsoft Power Platform Ihren Wünschen und Anforderungen entspricht? Eine Übersicht über gängige Low-Code-Lösungen haben wir in unserem Blog zusammengestellt.