Microsoft Viva Connections – Unser Guide für Unternehmen.

Wie kann Microsoft Viva Connections effizient in Organisationen genutzt werden?

Microsoft verspricht mit der Viva Welt eine höhere Mitarbeitenden-Motivation. Microsoft Viva Connection ist eine innovative Lösung, die Ihnen hilft, Ihre Mitarbeitenden zu vernetzen, zu informieren und zu motivieren. Dazu werden die technologischen Mittel aus der Microsoft 365-Welt genutzt. Aber nur, weil Microsoft Viva Connections vorhanden ist, steigt ja nicht direkt die Zufriedenheit und die bessere Verteilung von Informationen. Wie in jedem Intranet-Projekt müssen sich Organisationen klar werden, wer die Inhalte pflegt, welche Informationen mit welchen Mehrwerten bereitgestellt werden können und wie es gelingt, Mitarbeitende zu motivieren, auch selbst Informationen zu teilen. Hierfür ist die neue Technologie eine wunderbare Unterstützung. Einer der großen Vorteile von Viva Connection liegt darin, dass die Informationen aus verschiedenen Bereichen direkt automatisch in den Company Feed bereitgestellt werden. Dadurch wird es für alle wesentlich leichter, Informationen zu konsumieren und up to date zu bleiben. Man kann den Wechsel zwischen Teams-Client, Intranet und anderen relevanten Tools (z.B. HR-Tools) vermeiden und über Microsoft Teams die „Wege“ verkürzen.  

Was sind passende Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Viva Connections? 

Einer der ganz großen Vorteile liegt am Potential für die mobile Nutzung. Mit Microsoft Teams ist die Nutzung auf Handys und Tablets sehr viel einfacher, so dass idealerweise auch Zielgruppen wie Außendienst, Mitarbeitende im Fach- und Einzelhandel, Produktions- oder Servicemitarbeitende und auch Mitarbeitende im Bereich Lieferdienstleistung einfacher erreicht werden können - ohne extra eine weitere App zu installieren oder im Browser zu suchen etc. Denn Viva Connections bietet mit der Integration in die Microsoft Teams Mobile App eine optimale Darstellung für Microsoft Teams-Anwender:innen. 

Im Bild: Verbindung Microsoft Viva Connections zu Home Sites (Quelle: Microsoft).

Für alle Organisationen, die aktiv Microsoft Teams nutzen, lohnt sich der Einsatz von Viva Connections. Aus unserer Erfahrung besteht grundsätzlich die Erwartungshaltung von Mitarbeitenden, dass es einen zentralen Ort gibt, wo Informationen für alle aufbereitet sind. Und sei es nur klassische Informationen wie beispielsweise die Berichte der Geschäftszahlen, die bevorstehenden Events, oder der Kantinen-Speiseplan.  

Wie führt man das Ganze am besten ein? Welche Aufwände und Kosten entstehen, wenn man Microsoft Viva nutzen möchte? 

Die technische Implementierung ist relativ zügig umsetzbar. Im Prinzip erfolgt zuerst der Aufbau einer SharePoint Home Site mit passendem News Framework. Dieses wird über Viva Connections angebunden. Vorab sollten Sie festlegen, welche Inhalte relevant sind und über Viva Connections bereitgestellt werden dürfen. Hier gilt: Komplexer wird es, wenn Drittsysteme und Prozesse angebunden werden sollen, oder die Organisationsstrukturen besondere Komplexität haben. Ein bestehendes Intranet auf Basis SharePoint Online kann ebenso eingebunden werden. Genau diese Fragen können Sie einfach in unserem Ask The Experts besprechen und schauen, was sie brauchen, um die technologische Basis zu legen. 

Ansonsten entstehen intern die gleichen Aufwände in Organisationen wie in Intranet-Projekten. Sie benötigen Verantwortliche und müssen Berechtigungen vergeben und Informationen klassifizieren und aufbauen. Hierzu empfehlen wir entsprechende Schulungen, oder übernehmen das Onboarding direkt in ihrem Projekt.