Neues SharePoint Catalog Management: Die wichtigsten Fragen und Antworten

 Stattdessen werden Sites intelligent in Cluster gruppiert. Auf dieser Basis lassen sich Governance-Regeln, Zugriffskontrollen oder auch Copilot-Richtlinien deutlich gezielter ausrollen.

Die Idee ist stark. Die Fragen dazu ebenfalls.

Hier sind die wichtigsten Antworten aus aktuellen Projekten und Kundengesprächen.

Was genau ist Catalog Management?

Catalog Management ist eine Funktion innerhalb von SharePoint Advanced Management (SAM). Sie liefert eine zentrale Sicht auf Ihre SharePoint-Landschaft und gruppiert Sites automatisch anhand von Metadaten und organisatorischen Merkmalen.

Dazu gehören unter anderem:

• Regionen
• Abteilungen
• Gastzugriffe
• Information Barrier Segmente
• Preferred Data Locations (PDL)

Der große Vorteil: Governance-, Lifecycle- und Security-Maßnahmen können nicht mehr nur pro Site, sondern für ganze Kategorien ausgerollt werden.

Das wird insbesondere relevant für:

• Copilot-Readiness
• Oversharing-Analysen
• Access Reviews
• Datenklassifizierung
• internationale Microsoft-365-Umgebungen 

Welche Lizenz wird benötigt?

Für Catalog Management gelten aktuell zwei Lizenzebenen:

Basislizenz

Eine der folgenden Lizenzen ist erforderlich:

• Office 365 E3/E5/A5
• Microsoft 365 E1/E3/E5/E7/A5

Zusätzlich notwendig

Entweder:

• mindestens eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz im Tenant
  oder
• das Add-on „SharePoint Advanced Management“

Wichtig: Nicht-Copilot-lizenzierte Benutzer benötigen laut Microsoft zusätzlich eine SAM-Lizenz.

Gerade bei größeren Umgebungen lohnt sich daher eine saubere Lizenz- und Governance-Strategie. 

Wo finden Sie Catalog Management?

Im SharePoint Admin Center: Reports → Catalog Management

Microsoft integriert die Funktion direkt in die bestehende Verwaltungsoberfläche für SharePoint-Administratoren.

Welche Kategorien gibt es standardmäßig?

Aktuell werden fünf Standard-Eigenschaften unterstützt:

Locale: Region bzw. geografischer Hosting-Standort der Inhalte

Department: Organisatorische Zuordnung der Site

User Type: Gastbenutzer vs. interne Benutzer

Preferred Data Location (PDL): Multi-Geo-Zuordnung

Information Barrier Segment: Basierend auf Purview- und Entra-Policies

Microsoft spricht außerdem bereits von zukünftigen „Custom Properties“. Die technische Umsetzung dafür ist jedoch bislang nur teilweise dokumentiert.

Können Sie einfach eine Site als "HR" markieren?

Nein – genau das ist ein häufiger Irrtum.

Catalog Management arbeitet nicht mit einem klassischen Feld wie „Kategorie = HR“. Stattdessen entstehen die Cluster aus bestehenden Metadaten und Directory-Informationen.

Das bedeutet: Wenn Ihre Datenstruktur unsauber ist, werden auch die Cluster unsauber.

Die Qualität der Ergebnisse hängt direkt ab von:

• gepflegten M365-Gruppen
• konsistenten Directory-Attributen
• sauberer Gastverwaltung
• klaren Information Barriers
• strukturierten Multi-Geo-Konzepten

Catalog Management ist damit weniger ein neues Organisationswerkzeug, sondern eher ein Spiegel Ihrer bestehenden Governance-Qualität. 

Wie beeinflussen Sie bestehende Cluster?

Über die zugrunde liegenden Datenquellen.

Department: Pflegen Sie M365-Gruppen und Benutzerattribute konsistent.

Locale & PDL: Nur über Multi-Geo-Konfigurationen steuerbar.

Information Barrier Segmente: Abhängig von Purview- und Entra-ID-Konfigurationen.

User Type: Über Gastzugriffe, Sharing-Policies und Gruppenmitgliedschaften.

Gerade hier zeigt sich in vielen Projekten schnell, wo Governance-Lücken bestehen.

Was können Sie aktuell mit Catalog Management tun?

Der Funktionsumfang ist derzeit noch fokussiert, aber praxisrelevant.

1. Verteilung analysieren

Sie erhalten Transparenz über Ihre Site-Landschaft und deren Cluster.

2. Cluster umbenennen

Zum Beispiel:

• „HR-DE“
• „External Projects EU“
• „Finance Global“

3. Reports exportieren

Als Grundlage für:

• Lifecycle Management
• Access Reviews
• Copilot Governance
• Security- und Compliance-Maßnahme

Ist das der Nachfolger des App Catalogs?

Nein. Die Begriffe klingen ähnlich, haben aber nichts miteinander zu tun.

App Catalog: Verwaltet SPFx-Lösungen und Add-ins.

Catalog Publishing: Klassische SharePoint-On-Premises-Funktion für Publishing-Szenarien.

SAM Catalog Management: Reines Governance- und Verwaltungsfeature für moderne Microsoft-365-Umgebungen. 

Werden eigene Kategorien möglich sein?

Ja – Microsoft arbeitet bereits daran.

Laut Aussagen aus dem Produktteam sollen künftig zusätzliche Kategorien unterstützt werden, unter anderem über:

• Uploads
• Keywords
• Site Property Bag Properties
• Entra-ID-Extension-Attribute

Damit wird Catalog Management perspektivisch deutlich flexibler.

Seit wann ist die Funktion verfügbar?

• Public Preview: seit November 2025
• General Availability: Rollout seit Ende 2025 bzw. Anfang 2026

Wie üblich erfolgt die Bereitstellung tenantweise.

Warum Catalog Management gerade für Copilot entscheidend wird

Mit Microsoft 365 Copilot steigt der Druck auf Unternehmen, ihre Datenstrukturen sauber zu organisieren. Denn Copilot findet Inhalte nicht nur dort, wo Governance perfekt ist, sondern überall dort, wo Berechtigungen existieren.

Genau deshalb wird Catalog Management interessant.

Es schafft erstmals eine skalierbare Sicht auf:

• sensible Bereiche
• Gastzugriffe
• Governance-Lücken
• geografische Datenhaltung
• organisatorische Verantwortlichkeiten

Kurz gesagt: Wer Copilot sicher einführen will, braucht Transparenz über seine SharePoint-Landschaft.

Empfehlung aus der Praxis

Aktivieren Sie Catalog Management frühzeitig.

Nicht, weil die Funktion heute schon alles kann, sondern weil sie sehr schnell sichtbar macht, wie sauber Ihre Microsoft-365-Struktur tatsächlich aufgebaut ist.

Die ersten Cluster sind oft weniger ein Governance-Dashboard als ein Datenqualitätsbericht.

Und genau darin liegt der eigentliche Mehrwert.

Wie HanseVision unterstützen kann

Viele Unternehmen stehen vor denselben Herausforderungen:

• unklare Site-Strukturen
• gewachsene Berechtigungen
• fehlende Governance
• Copilot-Unsicherheit
• Multi-Geo-Komplexität

Genau hier unterstützen wir mit:

• Microsoft-365-Governance-Workshops
• SharePoint-Architekturberatung
• Copilot-Readiness-Assessments
• SAM-Einführung
• Security- und Compliance-Konzepten
• Modern-Intranet-Projekten

Wenn Sie wissen möchten, wie gut Ihre SharePoint-Landschaft wirklich für Copilot vorbereitet ist, sprechen Sie mit uns.

Beratung und Unterstützung 

Sie möchten SharePoint Advanced Management, Copilot Governance oder Ihre Modern-Workplace-Strategie strukturiert angehen?

Kontaktieren Sie uns.  das Team der HanseVision unterstützt Sie gerne.