Vorteile von Power BI im Modern Workplace. Unsere Tipps und Beispiele

Microsoft Power BI – Einsatzmöglichkeiten im Modern Work Bereich. 

Ein großer Vorteil ist, dass Power BI zu Teilen bereits in den Microsoft 365 Lizenzen enthalten ist, wodurch jeder M365 User Berichte für sich selbst erstellen kann. Gesonderte Lizenzen benötigen die Nutzer:innen, welche Reports im Team erstellen, bearbeiten und veröffentlichen wollen. Wer gerade in großen Projekten, oder im Organisationskontext viele Berichte erstellen muss, für den lohnt ein Blick auf Power BI definitiv. Damit gehören komplizierte Excellisten und -pflege der Vergangenheit an. Typische Beispiele für die Nutzung von Power BI sind zum Beispiel: 

• Kennzahlen Berichte im Intranet: So sehen Mitarbeitende einfach die wichtigsten Zahlen und Fakten auf einen Blick, wie z.B. Auslastung, Gewinn, Neue Aufträge, Projektkennzahlen… 
• Management-Berichte & Controlling-Unterstützung: Statt einem proaktiven Berichtswesen kann das Controlling für Führungskräfte und Geschäftsleitung die relevantesten Daten als Power BI Report erstellen und automatisch aktualisieren lassen. 
• Nutzung von Reports in den Fachbereichen: Hier kann z.B. die IT-Abteilung Reports erstellen, was die Nutzung von Lizenzen und damit verbunden Kosten anzeigt. Andere Bereiche wie Marketing und Vertrieb können Übersichten zu Leads, Verkaufschancen, Anzeigen-Performance und Reportings von Kampagnen darstellen.  

Die Einsatzmöglichkeiten im Arbeitskontext sind vielfältig – von HR bis zur Produktion gibt es überall Daten, die regelmäßig visualisiert werden sollten. Power BI hat die große Stärke, dass viele verschiedene Datenquellen genutzt werden können und zu einem Reporting zusammengeführt werden. Power BI kann nahtlos in andere Microsoft 365-Anwendungen integriert werden, wie z.B. SharePoint, Teams und Excel. Dies ermöglicht eine reibungslose Datenübertragung und Zusammenarbeit im gesamten Modern Workplace. 

Power BI Berichte implementieren. Unsere drei Tipps aus der Praxis! 

Häufig unterstützen wir Unternehmen in vielen Themen rund um Microsoft 365 und übernehmen SharePoint, Microsoft Teams oder Power Platform Projekte. Bei der Modernisierung des Modern Workplace unterstützen wir direkt indem wir bei Bedarf als externe Partner Berichte erstellen. Ein Bespiel, wie wir zusammen mit der IT den Status des Roll-Outs dargestellt haben, ist weiter unten in diesem Artikel dargestellt.

Aus unseren zahlreichen praktischen Erfahrungen haben wir folgende drei Empfehlungen für Unternehmen, um ansprechende Dashboards und Berichte im Modern Work-Umfeld zu implementieren:

1. Erfahrungen sammeln und gemeinsam mit Expertinnen in ein Projekt umsetzen: Bevor Sie sich in verschiedenen Fachbereichen und für verschiedene Themen große Power BI Berichte vornehmen, bietet es sich an, erste Erfahrungen zu sammeln. Zusammen mit Expertinnen können Ihr Team und Fachbereiche die Funktionsweise von Power BI zusammen erleben und schauen, wer sich in Zukunft auch intern mit dem Thema befassen möchte. Das baut erste Berührungsängste ab und Learning-by-Doing ist häufig mit Unterstützung nachhaltiger. 

2. Dokumentation und Qualitätssicherung – Gepflegte Datenquellen sind das A&O: Da bei der Berichterstellung häufig Daten aus verschiedenen Datenquellen zusammenlaufen, sollte auf ein sinnvolles und gut durchdachtes Datenmodell, z.B. im Star Schema, geachtet werden. Es sollte klare Verantwortlichkeiten geben, wer für welche Daten zuständig ist, wo und wie Sie gepflegt werden und was passiert, wenn sich die Datenablage-Strukturen ändern. Wie immer in Projekten gilt: Überblick, klare Verantwortlichkeiten und Auffindbarkeit von Informationen sind hilfreich. 

3. Zahlen-affine Menschen begeistern: Da wo Excel an seine Grenzen kommt, macht Power BI Spaß. Eigentlich kann jeder die Grundlagen zur Erstellung von Berichten erlernen. Mit einer Affinität für Zahlen und Analysen und entsprechenden Schulungen können Key User ausgebildet werden. Hier empfiehlt sich aber für den Anfang auch Expert:innen für Fragen und zur Seite zu stellen.  

Ein weiterer Tipp von uns: Zusätzlich sollte am besten im Unternehmen ein Überblick der Daten gewährleistet sein. Gerade wenn wir uns im HR-Bereich bewegen, gibt es sensible Daten, die nicht für jeden zugänglich sein dürfen. Es ist wichtig, dass Sie hierfür Ihre Power BI Key-User sensibilisieren und sich über Berechtigungen bei der Datennutzung Gedanken machen. In einigen Projekten hat es sich bewährt, dass zentral relevante Datasets freigegeben werden, die von allen oder bestimmten Personengruppen für die Reportings genutzt werden können. 

Beispiel: Status Quo Bericht des Microsoft 365 Roll-Outs mit Power BI – eine „never ending“ Story? 

Abschließend zeigen wir Ihnen ein Beispiel in der Praxis. Es ging darum, dass die IT-Abteilung zentral sichtbaren machen wollte, wie der Staus Quo des M365 Roll-Outs für mehr als 10.000 Mitarbeitende ist. Der Rollout-Status, z.B. wer hat bereits eine Lizenz und Schulung für Teams erhalten, wessen Laptop und Smartphone ist bereits in InTune (Mobile Device Management) aufgenommen, wurde in einer Vielzahl von SharePoint Listen und Excel-Tabellen dokumentiert. Hierdurch war es schwierig, einen Überblick zum aktuellen Status zu erhalten. Ein vernünftiger Power BI Report sollte den Status zuverlässig anzeigen. Diesen Report und die dazugehörigen Dashboards kann man immer wieder anpassen und neu aufsetzten. Nach dem Roll-Out ist vor dem Roll-Out, denn alle Jahre kommen neue  Tools oder Updates dazu, so dass für größere Unternehmen ein Microsoft 365 Überblick immer sinnvoll sein kann. 

Power BI macht Ihre Daten zu den „Stars“. Das Sternschema ermöglicht eine effiziente und performante Datenanalyse, da es die Daten in gut strukturierte Teile aufteilt und Aggregationen vereinfacht. In Power BI sind im Star-Schema die Daten aus den verschiedenen Datenquellen miteinander verknüpft, um sie in benutzerfreundlichen Berichten darzustellen. Dies erleichtert die Exploration und Analyse von Informationen durch Endbenutzer. Im Hintergrund laufen die Daten sternförmig zusammen und bilden Abhängigkeiten.  

So sieht das Sternenmodell für das Roll-Out Reporting aus: 

Die IT-Abteilung kann in Ihrem Dashboard alle relevanten Stati sehen und auch den konkreten Status einzelner User:innen abfragen. In den Tortendiagrammen ist jeweils auf einen Blick erkennbar, wie viele Mailboxen migriert wurden, wie viele Lizenzen verteilt wurden, oder in welcher Roll-Out Phase sich die Mitarbeitenden befinden. So ein Dashboard kann dann zum Beispiel so aussehen:

Das Beispiel zeigt die Potentiale von Power BI für den Modern Workplace. Viele Möglichkeiten zur Nutzung sind denkbar. Unternehmen können Reports mit Unterstützung und entsprechendem Know-How-Aufbau langfristig selbst erstellen, oder sich für besonders relevante Bereiche auch externe Unterstützung holen.  

Haben Sie konkrete Fragen zum Einsatz von Power BI? Dann schauen Sie doch mal bei uns vorbei. Wir bieten ein Ask the Experts Format an, indem Sie konkrete Power BI Vorhaben in Ihrer Modern Work Umgebung evaluieren können.