Sie haben Copilot eingeführt. Und jetzt?

Aus zahlreichen Technologie- und KI-Rollouts wissen wir bei HanseVision: Die größten Herausforderungen liegen häufig nicht in der Technologie selbst. Sie liegen dort, wo Technologie auf Menschen, Arbeitsweisen und bestehende Gewohnheiten trifft.

Oder anders gesagt: Aktivierung ist ein technischer Zustand. Adoption ist eine Verhaltensänderung.

Und zwischen beidem liegt ein erheblicher Unterschied.

Copilot funktioniert. Aber wird er auch genutzt? 

Ein typisches Szenario:

Ein Unternehmen entscheidet sich für Microsoft 365 Copilot. Die Lizenzen werden bereitgestellt. Security und Governance werden geklärt. Die technische Einführung wird umgesetzt. Es gibt eine Kommunikation und vielleicht auch erste Schulungen.

Der Go-live ist erfolgreich.

Einige Monate später zeigt sich jedoch ein anderes Bild: Ein Teil der Mitarbeitenden nutzt Copilot regelmäßig. Andere haben die Funktionen einmal getestet und danach kaum noch verwendet. Wieder andere wissen noch immer nicht, wie Copilot konkret bei ihren täglichen Aufgaben helfen kann.

Technisch betrachtet war der Rollout erfolgreich.

Aus Sicht der Adoption sieht die Situation anders aus.

Denn Zugriff ist nicht gleich Nutzung. Und Nutzung ist noch nicht automatisch produktive Nutzung.

Eine aktivierte Lizenz sagt lediglich: Diese Person kann Copilot verwenden.

Sie sagt nicht: Diese Person weiß, wann Copilot sinnvoll ist, vertraut den Ergebnissen und hat die Technologie in ihre Arbeitsweise integriert.

Genau hier beginnt die eigentliche Arbeit.

Was ein Paper über Roboter mit Copilot zu tun hat 

Vor Kurzem wurde eine Forschungsarbeit von Neurowissenschaftlern der USC und UCLA diskutiert, die sich mit der Frage beschäftigt, wie künstliche Systeme menschliche Emotionen erkennen und darauf reagieren.

Der Gedanke dahinter ist überraschend relevant für Technologieeinführungen: Ein System kann sehr genau erkennen, was einen Menschen beschäftigt, ohne daraus automatisch eine Handlung abzuleiten. Übertragen auf KI-Rollouts ergibt sich eine interessante Parallele.

Unternehmen können heute sehr genau messen, was Mitarbeitende mit einer Technologie tun.

Wie häufig wird Copilot verwendet?
Welche Funktionen werden genutzt?
Welche Abteilungen sind besonders aktiv?
Wo bleibt die Nutzung hinter den Erwartungen zurück?

Diese Daten sind wertvoll. Aber sie beantworten eine entscheidende Frage noch nicht: Warum verhalten sich Menschen so?

Hinter jeder Nutzungszahl steckt ein Grund 

Wenn Mitarbeitende Copilot nicht verwenden, kann das viele Ursachen haben. Vielleicht fehlt das Wissen darüber, wie gute Prompts funktionieren. Vielleicht waren die ersten Ergebnisse nicht überzeugend. Vielleicht besteht Unsicherheit darüber, welche Inhalte der KI anvertraut werden dürfen. Vielleicht fehlt das Vertrauen in die Qualität der Ergebnisse. Vielleicht wurde Copilot in einer allgemeinen Schulung erklärt, aber nicht anhand der tatsächlichen Aufgaben der jeweiligen Zielgruppe.

Oder die Erklärung ist viel einfacher:

Die Mitarbeitenden sehen keinen konkreten Mehrwert für ihren Arbeitsalltag.

Genau deshalb reicht es nicht, Adoption ausschließlich über Nutzungszahlen zu betrachten. Eine niedrige Nutzung ist kein Problem, das man einfach mit mehr Kommunikation oder einem weiteren Training lösen kann.

Sie ist zunächst ein Signal.

Die entscheidende Aufgabe besteht darin, herauszufinden, was dieses Signal bedeutet.

Die perfekte Demo ist noch kein Use Case 

Gerade bei generativer KI ist die Versuchung groß, Adoption über beeindruckende Demos erzeugen zu wollen: Copilot erstellt eine Präsentation. Copilot fasst ein Meeting zusammen. Copilot analysiert Informationen. Ein KI-Agent übernimmt einen Prozess.

Die Technologie kann beeindruckende Dinge. Aber zwischen

„Das ist beeindruckend.“

und

„Das hilft mir jeden Tag bei meiner Arbeit.“

liegt ein großer Unterschied.

Ein erfolgreicher Use Case muss deshalb nicht spektakulär sein. Er muss relevant sein. Die entscheidende Frage lautet:

Welche konkrete Aufgabe wird für einen bestimmten Mitarbeitenden durch KI einfacher, schneller oder besser?

Das kann eine wiederkehrende E-Mail sein. Die Vorbereitung eines Meetings. Die Zusammenfassung umfangreicher Informationen. Die Recherche im Unternehmenswissen. Die Aufbereitung von Informationen für eine Entscheidung. Oder ein Prozess, bei dem bisher mehrere manuelle Schritte notwendig waren.

Der Wert entsteht nicht dadurch, dass Copilot möglichst viele Funktionen demonstriert.

Der Wert entsteht dort, wo Menschen ihre Arbeitsweise tatsächlich verändern.

Vertrauen lässt sich nicht ausrollen

Bei generativer KI kommt eine weitere Herausforderung hinzu: Vertrauen.

Mitarbeitende müssen wissen, was Copilot leisten kann. Noch wichtiger ist aber, dass sie wissen, wo seine Grenzen liegen.

Welche Antworten müssen überprüft werden?
Welche Informationen dürfen verwendet werden?
Wie zuverlässig sind die Ergebnisse?
Welche Verantwortung bleibt beim Menschen?
Und wie verändert sich die eigene Rolle, wenn KI zunehmend Aufgaben übernimmt?

Diese Fragen lassen sich nicht allein mit einer technischen Dokumentation beantworten.

Vertrauen entsteht durch Erfahrung. Durch gute erste Anwendungsfälle. Durch klare Regeln. Durch verständliche Kommunikation. Durch Führungskräfte, die den Einsatz selbst vorleben. Und durch die Möglichkeit, Fragen und Unsicherheiten offen anzusprechen.

Deshalb ist Adoption & Change Management kein „Soft Topic“

Bei HanseVision betrachten wir Adoption & Change Management deshalb nicht als nachgelagerte Kommunikationsmaßnahme. Es ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen KI-Rollouts. Denn jede Einführung verändert mehr als eine technische Umgebung.

Sie verändert Arbeitsweisen.
Rollen.
Gewohnheiten.
Verantwortlichkeiten.
Und teilweise auch die Art, wie Entscheidungen getroffen werden.

Deshalb müssen unterschiedliche Zielgruppen auch unterschiedlich betrachtet werden. Eine Führungskraft benötigt andere Informationen als eine Assistenz. Ein Vertriebsteam hat andere Anwendungsfälle als die IT. Ein Power User braucht andere Unterstützung als jemand, der erstmals mit generativer KI arbeitet.

Ein erfolgreicher Rollout berücksichtigt diese Unterschiede.

Nicht die Technologie wird für alle gleich eingeführt. Der Nutzen muss für jede Zielgruppe konkret werden.

Adoption braucht Verantwortung

Eine weitere Frage wird in vielen Rollouts zu spät gestellt: Wer ist eigentlich für Adoption verantwortlich?

Wenn die Nutzung hinter den Erwartungen zurückbleibt, wer reagiert? IT? HR? Das Projektteam? Die Führungskräfte? Der externe Dienstleister?

In der Praxis entsteht schnell eine Lücke, wenn Adoption „irgendwie allen“ gehört. Deshalb braucht ein erfolgreicher Rollout klare Verantwortlichkeiten.

Jemand muss beobachten, was nach dem Go-live passiert.
Jemand muss Feedback aus den Fachbereichen aufnehmen.
Jemand muss erkennen, wenn Use Cases nicht funktionieren.
Jemand muss Trainings und Kommunikation anpassen.
Und jemand muss bereit sein, den ursprünglichen Plan zu verändern, wenn die Realität anders aussieht als erwartet.

Adoption passiert nicht automatisch. Sie muss gestaltet werden.

Von Copilot zu KI-Agenten wird diese Frage noch wichtiger

Mit Microsoft 365 Copilot beginnt die Entwicklung erst. KI-Agenten werden zunehmend Aufgaben übernehmen, Wissen bereitstellen und Prozesse automatisieren. Damit verändert sich auch die Bedeutung von Adoption. Bei einer klassischen Softwareeinführung geht es häufig darum, eine neue Anwendung zu bedienen. Bei KI geht es zunehmend darum, wie Menschen mit einem intelligenten System zusammenarbeiten.

Das ist eine deutlich größere Veränderung. Je stärker KI in Arbeitsprozesse eingreift, desto wichtiger werden deshalb drei Dinge:

Verstehen. Vertrauen. Anwenden.

Mitarbeitende müssen verstehen, was die Technologie verändert. Sie müssen Vertrauen in ihre sinnvolle und sichere Nutzung entwickeln. Und sie müssen erleben, dass daraus ein konkreter Mehrwert entsteht. Erst dann wird aus Technologie tatsächliche Wirkung.

Sie haben Copilot eingeführt. Und jetzt?

Diese Frage sollte nicht erst sechs Monate nach dem Go-live gestellt werden. Sie gehört an den Anfang jedes KI-Projekts.

Nicht: „Wie bekommen wir Copilot aktiviert?“

Sondern: „Was muss passieren, damit unsere Mitarbeitenden Copilot tatsächlich nutzen wollen?“

Denn eine Lizenz bedeutet Zugang. Eine Aktivierung bedeutet technische Verfügbarkeit. Eine Nutzung bedeutet noch keinen nachhaltigen Mehrwert.

Erst wenn Menschen ihre Arbeitsweise verändern und dadurch bessere Ergebnisse erzielen, beginnt KI ihr Potenzial wirklich auszuspielen.

Deshalb sollte die wichtigste Frage nach dem Go-live nicht lauten: „Ist Copilot aktiviert?“

Sondern: „Was machen Ihre Mitarbeitenden heute anders als vorher?“

Wenn die Antwort darauf lautet „noch nicht viel“, ist das kein Zeichen dafür, dass Copilot gescheitert ist.

Es ist ein Signal.

Und vielleicht genau der Moment, an dem der eigentliche Rollout erst beginnt.

Wo steht Ihre Organisation?

Sie haben Copilot eingeführt, aber die Nutzung bleibt hinter den Erwartungen zurück?

Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, genauer hinzuschauen: Welche Hürden gibt es bei Ihren Mitarbeitenden, welche Use Cases schaffen tatsächlich Mehrwert und was braucht es, damit aus technischer Aktivierung nachhaltige Adoption wird?

Bei HanseVision unterstützen wir Unternehmen dabei, Microsoft 365 Copilot und KI nicht nur technisch einzuführen, sondern erfolgreich in den Arbeitsalltag zu bringen – mit Adoption & Change Management, passenden Use Cases und einer klaren Strategie für nachhaltige Nutzung.

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