Manch erfahrene/r Projektmanager:in wird an dieser Stelle einwenden, dass Stakeholder Management eine kontinuierliche Aufgabe in einem Projekt ist. Dem möchte ich nicht widersprechen, sondern den Fokus auf Key Stakeholder und deren Informationsbedürfnisse im Zusammenhang mit Lernen und Training lenken.
Die Bedeutung der Personalentwicklung
In den meisten größeren Unternehmen ist die Personalentwicklung (PE) im HR-Bereich angesiedelt. Die Kolleg:innen aus der Personalentwicklung sind häufig auch für das Thema Schulungen zuständig. In einigen Unternehmen gibt es hier Fachkräfte, die auch über didaktisches Know-how verfügen. Diese Personen können Sie gewinnbringend in Ihr Projekt einbinden und von ihren Erfahrungen profitieren. Denn im besten Fall müssen Sie das Rad der Schulung nicht neu erfinden, sondern können auf einen reichhaltigen Erfahrungsschatz der Kolleg:innen zurückgreifen. Gehen Sie aktiv auf die Personalentwicklung zu und bitten Sie um Unterstützung in Ihrem Projekt.
Aus jahrelanger Projekterfahrung kann ich Ihnen versichern, dass es eine schlechte Idee ist, die Personalentwicklung zu übergehen. Unabhängig davon, ob die Personalentwicklung Sie aktiv bei der Organisation von Schulungen unterstützt oder nicht, definiert die PE häufig Qualitätsstandards für Schulungen, an denen Sie sich im Projekt zumindest orientieren sollten. Personalentwickler:innen wissen es meist sehr zu schätzen, wenn Sie diese Maßstäbe kennen und einhalten.
Häufig ist die Personalentwicklung für die Organisation von Schulungen zuständig, z.B. über ein Learning Management System (LMS). Ein LMS unterstützt Sie nicht nur bei der Organisation von Schulungen, sondern bietet häufig auch die Möglichkeit, dieses Tool für E-Learning zu nutzen. Prüfen Sie also genau, wie die Personalentwicklung Sie und Ihr Projekt unterstützen kann. Alles, was Sie an funktionierenden Strukturen vorfinden, vereinfacht Ihren Projektalltag rund um die Schulungen und entlastet Sie damit direkt.
Transparenz auf allen Ebenen durch die Mitarbeitendenvertretung
Unabhängig davon, ob es sich um einen Betriebsrat, einen Personalrat oder alternative Formen der Mitarbeitendenvertretung handelt, sollten Sie immer in engem Kontakt mit diesen Gremien stehen. Betriebsräte vertreten einen großen Teil der Belegschaft und damit häufig auch einen großen Teil der vom Projekt Betroffenen. Eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrats schafft nicht nur eine vertrauensvolle Basis der Zusammenarbeit mit offenen Rückmeldungen, sondern auch einen Kanal zu den Mitarbeitenden.
Machen Sie in Gesprächen mit dem Betriebsrat immer wieder deutlich, dass Sie sein ehrliches und kritisches Feedback schätzen. Lassen Sie es zu, dass der Betriebsrat Ihre Bildungskonzepte kennt und gemeinsam mit Ihnen kritisch hinterfragt. Davon profitiert nicht nur das Projekt, sondern auch die nächste Stakeholdergruppe.
Champions oder Key User als Vermittler im Veränderungsprozess
Setzen Sie in Ihrem Projekt Champions oder Key User ein? Der Begriff ist im Prinzip erst einmal zweitrangig, denn es kommt vielmehr auf die grundsätzliche Rolle dieser Personen an. Champions, wie wir sie bei HanseVision gerne nennen, haben eine zentrale Vermittlerrolle zwischen dem Projekt und den Mitarbeitenden. Champions sind in der Lage, ein schnelles Feedback zu Funktionalitäten und zur Usability von Tools zu geben.
In vielen Organisationen werden Champions unter anderem deshalb eingesetzt, weil sie viele Anwendungsfragen vom Support-Team fernhalten:
- Sie sind im Team bekannte Personen mit einer besonderen Affinität zu IT-Systemen.
- Sie sollten Champions immer auf dem neuesten Stand halten.
- Sie benötigen eine besonders fundierte Ausbildung, da sie in einigen Projekten als Trainer fungieren.
- Ein mögliches Format wäre Train The Trainer, hier lernen sie wesentliche didaktische Grundkonzepte und den Umgang mit Menschen in Schulungssituationen.
Damit die Champions ihre Rolle auch gerne ausfüllen, brauchen diese Stakeholder besondere Aufmerksamkeit: Geben Sie den Champions frühzeitig Informationen und zeigen Sie ihnen so, dass sie in ihrer Rolle für das Projekt unverzichtbar sind. Gemeinsam mit der Personalvertretung sind die Champions in der Regel am besten in der Belegschaft vernetzt. Auch aus diesem Grund sollten Sie über die Etablierung eines Champion-Programms nachdenken - schließlich geht es nicht nur um Schulungen, sondern um eine wertvolle Begleitung des Veränderungsprozesses.
Erfolg durch frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden
Die größte Gruppe der Stakeholder sind eindeutig die Mitarbeitenden selbst. Sie müssen schließlich Ihre Veränderungsvorhaben mittragen und sollten den Schulungsmaßnahmen offen gegenüberstehen. Hier ist es besonders wichtig, dass Sie sich genau überlegen, welche Mitarbeitenden welche Inhalte kennen müssen. Damit sind Sie wieder bei der Frage der Zielgruppen und der dafür notwendigen Wissensbedarfsanalyse. Wenn Sie auf eine fundierte didaktische Planung setzen, betreiben Sie immer auch ein Stück Stakeholdermanagement.
Betrachten Sie Ihre Adoption-Projekte nicht als reine Trainingsprojekte, sondern behalten Sie immer das große Ganze im Auge. In der Regel ändern sich mit der Einführung eines neuen Tools wie Microsoft 365 nicht nur die Werkzeuge, sondern es ergeben sich auch prozessuale oder organisatorische Veränderungen in der Arbeitsweise der Mitarbeitenden. Je früher Sie also Ihre Mitarbeitenden auf die Reise mitnehmen, z.B. durch geeignete Change Management-Massnahmen und ein aufmerksamkeitsstarkes Projektmarketing, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Mitarbeitenden die Schulungen positiv aufnehmen.
Meine Kolleginnen und Kollegen und ich stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite, wenn Sie Ihre Trainingsmaßnahmen in einen größeren Kontext stellen.
