Spaß am Lernen Teil 2: Erfolgreiche Durchführung von Schulungen

3 Eckpfeiler für die erfolgreiche Durchführung von Schulungen

Die drei genannten Bereiche betrachten wir nun in der Tiefe und möchten ein paar ganz grundsätzliche Überlegungen und Ideen mit Ihnen teilen, damit auch Ihre Schulung zum Erfolg wird.

Veranstaltungsorganisation leicht gemacht

Die technischen Aspekte ermöglichen eine gute Lernerfahrung – doch auch im Vorfeld sollten Sie an verschiedene Dinge denken. Offensichtlich ist, dass Termin, Ort und Dauer der Schulung bekannt gegeben werden müssen. Ich empfehle zudem, dass Sie eine Agenda mit den wesentlichen Schulungsinhalten und ein paar freundlichen Worten mit herausschicken. Geben Sie unbedingt an, wer die Schulung durchführen wird. 

Wenn Sie die Möglichkeit haben, nutzen Sie zum Versand von Schulungsinformationen eine „sprechende Emailadresse“: Der Projektname ist meist gut geeignet, wenn Sie über eine zentrale Schulungsorganisation verfügen, sind auch Emailadressen wie schulung@, training@ oder akademie@ geeignet. 

Haben Sie daran gedacht, die Menschen im Vorfeld zu informieren? Ihnen also Informationen zukommen zu lassen, was da eigentlich auf Ihre Kolleg:innen zukommt? Ich spreche hier nicht von der Frage „Wie und wo kann ich mich anmelden“ – sondern von einer guten, vorbereitenden Trainingskommunikation. Im Sinne der User Adoption sollten Sie mit ausreichend Vorlauf über das Projekt im Allgemeinen informieren. Berücksichtigen Sie, dass Menschen eine gewisse Zeit benötigen, um Veränderung anzunehmen. Je nach Umfang der Veränderung empfehle ich Ihnen mindestens vier Wochen Vorlaufzeit, in einigen Projekten sogar drei Monate. Eine allgemeine Richtschnur lautet: Je komplexer die Veränderung, je weniger „veränderungsaffin“ Ihre Organisation ist, desto mehr müssen Sie im Vorfeld in Kommunikation stecken. Aus Sicht des Change Managements haben Sie die kommunikative Vorbereitung der Schulung dann erfolgreich absolviert, wenn die Teilnehmenden die Notwendigkeit und die Sinnhaftigkeit der Veränderung und der damit einhergehenden Schulung erkannt haben. Fragen Sie die Trainer:innen Ihres Vertrauens: Kaum etwas ist für ein gutes Lernerlebnis hinderlicher, als Mitarbeitende, die nicht informiert sind oder sich gerade im Widerstand befinden. 

Es geht nicht ohne: Die Technik-Checkliste

Die meisten Schulungen haben eine eigene technische Umgebung verdient: Sei es eine CRM-Neueinführung, ein ERP-Upgrade oder eine Schulung im Rahmen einer Migration von HCL Notes auf Outlook. All diese Trainingsthemen haben gemeinsam, dass Ihre Kolleg:innen im Optimalfall nicht in den Produktivsystemen lernen, sondern eine technisch abgekapselte Schulungsumgebung zur Verfügung haben. Insbesondere für die Trainer:innen ist es wichtig, dass ihnen ein Rahmen bereitgestellt wird, der nicht der eigenen Arbeitsumgebung entspricht. Damit vermeiden Sie eine mögliche Quelle von Datenschutzverstößen. 

Zudem haben Sie mit einer eigenen Lernumgebung zwei weitere Effekte, die nicht zu unterschätzen sind. Zum einen ist da die Möglichkeit, insbesondere bei Prozess- und Systemschulungen, didaktische Konzepte entlang einer Geschichte so aufzubereiten, dass die Lernenden sich schnell darin wiederfinden können. Das bedeutet, dass die Geschichte „lebensnah“ sein soll – und die hierzu im System hinterlegten Daten die Geschichte unterstützen. Entwerfen Sie zum Beispiel eine Geschichte um Marina, einer engagierten Mitarbeiterin im Marketing, die Kundenpräsentationen mit Ihrem Team in Microsoft Teams teilt und so dank der neuen Tools effektiver und effizienter mit Ihrem Team zusammenarbeitet. Die Kundenpräsentation bearbeiten Sie als Trainer:in dann mit Ihren Teilnehmenden im Training. So wird die Lernerfahrung erlebbar und damit nachhaltiger sein. 

Auch wird die Lernerfahrung nachhaltiger sein, wenn die Lernenden eine stringente Richtschnur vor sich haben. Zum anderen ermöglicht eine solche Schulungsumgebung im besten Fall, dass die Lernenden in einer geschützten Umgebung das Erlernte wiederholen und damit vertiefen können. Das positive Erleben wird wiederum in einen sichereren und freiwilligen Umgang mit neuen Systemen und Prozessen münden. Dies fördert die Verankerung von gewünschten Fähigkeiten und Verhaltensweisen. 

Stellen Sie sich also zumindest diese Fragen:

• Haben Sie eine eigene Schulungsumgebung und sind dort Daten hinterlegt, die die Lernerfahrung unterstützen?
• Stehen für Präsenz-Veranstaltungen technisch einwandfreie Schulungsgeräte zur Verfügung?
• Wer kümmert sich um die Pflege der Schulungsgeräte?
• Wird auf Sauberkeit in Schulungsräumen geachtet?
• Steht ausreichend weiteres Material wie Whiteboard, Metaplanwand oder Flipchart zur Verfügung? 

Trainer:innen-Onboarding: Was Sie beachten müssen

Ein Beispiel aus meiner eigenen Erfahrung: Es gibt nicht „die eine“ Outlook-Schulung, sondern es kommt immer darauf an, wo Ihre Mitarbeitenden gestartet sind. Ist es eine Migration von Lotus Notes nach Outlook Online – oder Outlook 2019? Oder starten Sie von Outlook 2007 und wollen auf Outlook Online umstellen? 

Geben Sie also den Trainer:innen ausreichend Informationen und Zeit, um sich in ihr didaktisches Konzept und in die Trainingsstory einzuarbeiten.

Stellen Sie sich zudem diese Fragen:

• Benötigt die:der Trainer:in einen eigenen Internetzugang?
• Wie kommuniziere ich etwaige Log-in-Daten datenschutzkonform?
• Wie erhält die:der Trainer:in Zugang zum Gebäude oder zum Videoconferencing-Tool?
• Welche Berechtigungen benötigen Schulungsaccounts und Traineraccounts, um die erfolgreiche Umsetzung des Trainings zu gewährleisten? 

Gehen Sie all diese Themen frühzeitig und fokussiert an, holen Sie sich gerne Unterstützung von Menschen, deren tägliche Arbeit die Umsetzung von Trainings im Rahmen von Change und Adoption Projekten ist. Wir unterstützen Sie als Expert:innen dabei gern. ist.  

Welche Rolle Stakeholder beim Thema Lernen bei Change & Adoption Projekten spielen, darüber wollen wir im dritten und letzten Teil dieser Serie sprechen.